Kaavaprojektit ovat usein monitoimijaisia ja vaikeasti hallittavia. Samanaikaisia asioita on paljon – niin paljon, etteivät ne oikein tahdo mahtua yhden ihmisen pääkoppaan kerralla. Tähän tuskaan ryhdyin itse etsimään sopivaa työkalua noin vuosi sitten. Sellainen löytyi pienen etsinnän jälkeen – apu tuli tietysti verkon kautta, LinkedIn-yhteisöpalvelusta. Nyt olen käyttänyt Cenno-projektisivustoa tyytyväisenä melkein vuoden ajan.
Projektiryhmien sisäinen vuorovaikutus ei tässä tapauksessa ole julkista, mutta eiköhän tämä liity blogini aihepiiriin riittävän hyvin. Lisäksi olen niin iloinen löytämästäni työkalusta, että haluan kertoa kokemuksistani muillekin.
Tietoisuus hankkeen vaiheista lisääntyy
Jo pelkästään projektin rakentaminen sivustolle auttaa hahmottamaan kokonaisuutta ja vaiheita. Lisäksi projektisivusto tekee koko projektin laajuuden näkyväksi myös muille toimijoille. Itsellekin on ollut valaisevaa ja vapauttavaa huomata, miten paljon tehtäviä on, ja miten ne vähitellen kuitenkin saadaan hoidettua.
Sivusto käyttöön alkuvaiheessa
Projektisivusto toimii parhaiten silloin, kun se otetaan käyttöön projektin alkuvaiheessa. Aluksi sovitaan toimintatavat ja opastetaan kaikki toimijat käyttämään sivustoa. Totutusta sähköpostin lähettelystä on koko porukan opeteltava aktiivisesti eroon.
Toiminnan seuranta helpottuu
Toimijoiden aktiviteetteja seuraamalla projektinvetäjä näkee sivustolta nopeasti, onko asioihin reagoitu. Jos konsultti ei ole käynyt sivustolla aikoihin, voi olla melkein varma, että tehtävään ei ole tartuttu. Toimiihan tämä toisinkin päin: kiireisen asian osalta voi saada mielenrauhan, kun vastaanottaja kuittaa asian työn alle.
Tiedonvaihto tehostuu ja keskustelut jäävät talteen
Erilliset sähköpostit jäävät parhaimmillaan kokonaan pois, kun projektin sisäinen vuorovaikutus toimii sivuston kautta. Sähköpostimassasta vanhojen viestien etsiminen vie aikaa. Projektisivustolla viestit löytyvät myöhemminkin aina oikeasta paikasta. Projektin päättyessä kaikki tiedot voi arkistoida mahdollista tulevaa tarvetta varten.
Tiedottamisen vastuu siirtyy pois kaavoittajalta
Cennossa kukin voi seurata oman työnsä kannalta tärkeitä asioita automaattisten sähköposti-ilmoitusten avulla. Suurin kokemani hyöty onkin tullut siitä, ettei joka vaiheessa tarvitse miettiä, kenelle asioista tulee tiedottaa.
Hiljaista tietoa seuraajalle
Olen varma, että projektisivuston avulla uudet työntekijät pääsevät paremmin sisään tehtäviinsä. Perehdyttäjällekin on paljon helpompaa, kun voi palata vanhoihin tietoihin sivuston kautta.
Kun konsultit vaihtuvat…
Monissa suunnitteluhankkeissa konsultit tulevat ja menevät, kun työ on suoritettu loppuun. Uuden toimijan liittäminen projektiin on helppoa. Sivuston kautta konsultti voi hahmottaa oman osuutensa liittymisen koko projektiin.
Tähän mennessä yhteistyökumppanit ovat pitäneet Cennoa hyvänä työkaluna. Useimmat ovat osanneet hyvin pienellä opastuksella käyttää työkalua tiedonvälitykseen.
Eroon papereista
Paperiton työskentelytapa helpottuu projektisivuston avulla. Kun kaikki hankkeen tiedostot ovat netin kautta saatavilla joka paikasta, ei enää tarvitse tulostella niin paljon turhia kappaleita.
Cenno on monipuolinen työkalu, joten sen käyttöönotto vaatii hieman paneutumista ja opetteluakin. Alkuun pääsee kuitenkin helposti ja panostus on ainakin itselleni ollut vaivan arvoista.
Miten sinun työyhteisössä projektien sisäinen vuorovaikutus ja tiedonvaihto hoidetaan?
