Jottei keinoista tulisi tavoitteita

Kirjoitettu: 1.2.2021

Keväällä 2020 moni kunta joutui miettimään, miten huolehtia kuntalaisten osallistumismahdollisuuksista poikkeustilanteessa.

Kyse ei ole ollut pienestä haasteesta. Tilanne uhkasi merkittävien kaavoitushankkeiden etenemistä. Julkisessa keskustelussa esitettiin jopa, että kaavoitushankkeet tulisi keskeyttää rajoitustoimien ajaksi, jotta kansalaisten yhtäläiset osallistumismahdollisuudet voidaan turvata (HS 30.4.2020). Onneksi moni kunta kuitenkin lähti nopeasti etsimään uusia perinteisiä menetelmiä korvaavia vuorovaikutuksen tapoja, eikä jäänyt odottelemaan epidemian päättymistä. Esimerkiksi Espoo kertoi uudistuvista toimintatavoista kuntalaisille jo toukokuussa.

Itse sain mahdollisuuden konsultoida Sipoon kuntaa etäosallistumisen kehittämisessä.

Tavoitteellisen etäosallistumisen malli

Kiperässä tilanteessa helpot ja nopeat ratkaisut houkuttelevat. Kun yleisötilaisuudet perutaan, ohjautuu ajatus kuin huomaamatta suoraan siihen, minkälaisin välinein tilaisuus voitaisiin järjestää verkossa. Etäosallistumisen kehittämisessä välineet ovat toki tärkeässä roolissa, mutta ensin kannattaa pysähtyä miettimään, mitä osallistumisella eri tilanteissa tavoitellaan. Näin teimme Sipoossa, ja niin syntyi Tavoitteellisen etäosallistumisen malli.

Tavoitteista lähtevä osallistumisen suunnittelu voi edetä esimerkiksi tähän tapaan:

  1. Keskustellaan tavoitteista:
    Osallistumisen tavoitteista voidaan keskustella sekä yleisellä että yksityiskohtaisella tasolla. Usein on helpointa lähteä avaamaan keskustelua konkreettisten kaavahankkeiden kautta. Kaikille hankkeille yhteiset tavoitteet ovat yleisiä, koko kunnan kaavoitusta koskevia tavoitteita.
  2. Luodaan tavoitteita vastaavat keinot:
    Tavoitteita on tarpeen jalostaa, jotta niihin voidaan löytää oikeat keinot. Esimerkiksi tarve ”pitää keskustelu asiallisena” voidaan ajatella tarkoittavan konfliktien hallintaa. Siihen lääkkeenä ei ainakaan ole vuorovaikutuksen rajoittaminen, vaan avoimuuden ja läpinäkyvyyden varmistaminen sekä dialogin parantaminen ja lisääminen.
  3. Valitaan keinoihin sopivat työkalut:
    Vasta tavoitteiden ja keinojen tunnistamisen jälkeen voidaan valita sopivat työkalut eri tarkoituksiin ja suunnitteluvaiheisiin. Työkalujen valinnassa on huomioitava myös kunnan rajalliset resurssit – kustannukset, osaaminen sekä tietotekniset sovellukset ja välineet.

Sanoitetaan tavoitteita

Esimerkkejä kaavoittajien kuvailemista osallistumisen tavoitteista.

Sipoon kaavoittajien kanssa keskustellessamme esiin nousi hyvinkin tarkkoja, suunnitteluhankkeista kumpuavia osallistumisen tavoitteita. Keskustelun pohjalta jalostimme tavoitteita edelleen ja muotoilimme niille keinoja. Esimerkiksi kaavoittajan sanoittama tarve ”tavoittaa kaikki osalliset” tarkoittaa laajan osallistumista. Jotta osallistumisen laajuus ei jäisi vain puheen tasolle, on ymmärrettävä, että se edellyttää monipuolisia osallistumismenetelmiä ja -kanavia, sekä sähköisiä että perinteisiä.

Mahdollisuus vaikuttaa suunnitelmiin puolestaan edellyttää, että osallistuminen ajoittuu riittävän varhaiseen vaiheeseen ja on aidosti vuorovaikutteista. Voi olla, että suunnittelun varhaisessa vaiheessa halutaan löytää uusia ideoita, mikä puolestaan edellyttää jonkinlaista näkökulmien joukkoistamista.

Suunnitelmien hyväksyttävyys on osa konsensuksen tavoittelua, eikä voi toteutua ilman avoimuutta ja läpinäkyvyyttä. Tietyissä tilanteissa korostuu konfliktien hallinta, jossa ei voida onnistua ilman dialogin ja vuorovaikutuksen lisäämistä.

Tavoitteet voivat liittyä myös suunnittelun lopputulokseen. Esimerkiksi viihtyisän ympäristön suunnittelussa tietoa tarvitaan siitä, mitä viihtyisyys alueen käyttäjille ja asukkaille tarkoittaa. Jos kyse on olemassa olevan alueen parantamisesta, tarvitaan tietoa siitä, miten nykyinen ympäristö koetaan ja miten sitä voisi kehittää entistä viihtyisämmäksi.

Toteutuskelpoinen suunnitelma puolestaan tavoitteena viittaa erityisesti toteuttajien näkökulmien ymmärtämiseen.

Joustava etäosallistumisen malli

Koska osallistumisen tavoitteet voivat olla hyvin erilaisia eri kaavahankkeissa, haluttiin Sipoon etäosallistumisen mallista tehdä joustava. Joustavuus tarkoittaa Sipoossa sitä, että työkalut voidaan valita kaavakohtaisesti tarpeen mukaan. Malli auttaa kaavoittajaa työkalujen valinnassa ja soveltamisessa, mutta jättää avoimeksi, mitä välineitä missäkin hankkeessa lopulta otetaan käyttöön.

Joustavuuteen liittyy myös resurssien huomioon ottaminen. Sipoon malli pohjautuukin suurelta osin jo aiemmin käytössä olleisiin tai aiemmin kokeiltuihin työkaluihin. Aivan uusia työkaluja otettiin käyttöön tarkkaan harkiten.

Työkaluvalikoiman ohella tärkeäksi nousi suunnittelijoiden valmentaminen välineiden käyttöön ja soveltamiseen. Toteutimme muun muassa esittelyvideoiden tekemisestä ja karttakyselyiden suunnittelusta työpajat, joissa työkaluja sovellettiin todellisten kaavahankkeiden tarpeisiin.

Tavoitteellisen etäosallistumisen malli mahdollistaa myös tavoitteiden toteutumisen arvioinnin. Ilman tavoitteiden sanoittamista olisi mahdotonta arvioida niiden toteutumista.

Keskustelua tavoitteista kannattaisi käydä myös laajemmin, jotta se ei jää kaavoituksen sisäiseksi pohdinnaksi. Ideaalitilanteessa keskusteluun osallistuvat myös kunnan päättäjät ja kuntalaiset.

Sanoita tavoitteet ja käyttötarkoitukset

Kirjoitettu: 8.10.2017

Tavoitteiden pukeminen selkeiksi ajatuksiksi ja sanoiksi on usein vaikeaa. Verkko-osallistumisen tavoitteiden asettelu voi olla vaikeampaa kuin monessa muussa asiassa, koska kysymys on monimutkaisesta ja aika abstraktista asiasta: osallistumisesta, vuorovaikutuksesta ja demokratiasta.

Määrälliset tavoitteet ovat helppoja. Verkkokyselylle voi asettaa tavoitteeksi vastaajamäärän tai Facebook-sivulle seuraajamäärän. Somessa voidaan seurata postauksien tavoittavuutta ja käyttäjien sitoutumista niihin. Määrälliset tavoitteet eivät kuitenkaan riitä, jos halutaan parantaa osallistumisen laatua ja vaikuttavuutta suunnitteluun. Laatutavoitteista pitäisi pystyä keskustelemaan, jotta osataan valita oikeat välineet ja toimenpiteet.

Olen rakentanut listan tavoitteista verkko-osallistumisen suunnittelua varten. Voit käyttää tätä listaa pohjana ja muokata siitä omiin tarpeisiisi sopivan. Itse olen käyttänyt listaa esimerkiksi kaupunkisuunnitteluun liittyvien somesuunnitelmien pohjana. Sanoitettujen tavoitteiden kanssa on helpompi aloittaa keskustelu tavoitteista ennen välineiden ja menetelmien valitsemista.

Kunnan tai alueen imagotavoitteet:

  • näkyvyyden ja tunnettuuden lisääminen
  • imagon kohentaminen tai rakentaminen
  • houkuttelevuuden parantaminen asuinpaikkana
  • kunnan houkuttelevuuden lisääminen työnantajana

Viestinnälliset tavoitteet:

  • tiedon jakaminen laajemmille tai uusille kohderyhmille
  • tiedon ymmärrettävyyden ja luettavuuden parantaminen
  • epävirallisempi viestintä
  • suunnitteluprosessin avoimuuden lisääminen

Vuorovaikutteisen suunnittelun tavoitteet:

  • demokratian edistäminen
  • vuorovaikutteisuuden lisääminen
  • tiedon rakentaminen yhdessä kuntalaisten kanssa
  • kuntalaisten ja hallinnon välisen kuilun kaventaminen
  • kuntalaisten arkielämän ja tarpeiden ymmärtäminen
  • kuntalaisten osallistuminen asioiden valmisteluun
  • asukaslähtöisen (bottom-up) kehittämisen edistäminen
  • kuntalaisten osallistumiskokemuksen parantaminen
  • kansalaisvaikuttamisen tai -aktivismin edistäminen
  • päätöksenteon hyväksyttävyyden parantaminen

Tätä listaa voi ja pitääkin kehittää edelleen. Mitä sinä lisäisit tai muuttaisit?

Tavoitteista käyttötarkoituksiin

Tavoitekeskustelua on joskus vaikea pitää näin yleisellä tasolla. Kannattaa kuitenkin pyrkiä erottamaan toisistaan konkreettiset verkko-osallistumisen käyttötarkoitukset ja tavoitteet. Käyttötarkoituksista varmasti tulee puhe tavoitteiden ohella ja niitä on toisinaan vaikea erottaa toisistaan. Käyttötarkoituksiin on kuitenkin sisäänrakennettu tavoitteita, jotka olisi hyvä tunnistaa. Jos tavoitteita ei tunnisteta, ei myöskään voida myöhemmin arvioida tehtyjen toimenpiteiden vaikuttavuutta.

Kaupunkisuunnitteluun liittyviä käyttötarkoituksia ovat esimerkiksi:

  • suunnitelmista tiedottaminen
  • kysymyksiin vastaaminen
  • keskustelu suunnittelun tavoitteista ja lähtökohdista
  • tiedon kerääminen suunnittelun lähtötiedoksi
  • suunnitelmien arviointi ja keskusteluttaminen
  • paikalliseen keskusteluun osallistuminen
  • kunnan tai alueen imagon rakentaminen
  • verkostoituminen (esim. asiantuntijoiden tai paikallisten toimijoiden kanssa)
  • markkinointi (esim. aluemarkkinointi tai tontinmyynti)
  • palautteen vastaanottaminen (esim. palaute suunnitelmista)

Kannustan avaamaan keskustelua sähköisen osallistumisen tavoitteista. Viimeistään sosiaalisen median käyttöönottoa suunniteltaessa tavoitekeskustelu on mielestäni välttämätön.

Mitä mieltä sinä olet? Tarvitaanko tavoitekeskustelua?