Asukastilaisuudet peruttu?

Kirjoitettu: 23.3.2020

Kaikki kunnat ovat nyt tilanteessa, jossa perinteiset face-to-face-tapaamiset on peruttu tai siirretty epämääräiseen tulevaisuuten. Asukastilaisuudet ovat tärkeä osa kaavoituksen vuorovaikutuskäytäntöjä ja näyttää siltä, ettei suurimmissakaan kaupungeissa ole vielä valmiita reseptejä etätilaisuuksien järjestämiselle tai asukastilaisuuksien sähköisille korvaajille.

Monessa kunnassa muotoillaan nyt pakon edessä kuumeisesti uusia digitaalisia menetelmiä ja toimintatapoja. Tässä tilanteessa onkin oiva mahdollisuus rohkeisiin kokeiluihin ja niistä oppimiseen. Sosiaalisessa mediassa on iso joukko meitä vuorovaikutteisen suunnittelun asiantuntijoita. Nyt kannattaa yhdistää voimavarat. Kootaan yhdessä vinkkejä ja jaetaan kokemuksia kokeiluista!

Tämän blogikirjoituksen tarkoituksena on koota yhteen erilaisia vaihtoehtoja online-asukastilaisuuksien järjestämiseen. Teen parhaillaan itsekin kokeiluja erilaisilla työkaluilla ja tarkoitukseni on päivittää tätä blogia saatujen kokemusten myötä.

Erilaisia vaihtoehtoja perinteisten tilaisuuksien siirtämiseksi verkkoon ovat striimatut tilaisuudet, webinaarit, videot sekä kokonaan tai osittain etänä toteutettavat työpajat. Verkosta löytyy monia erilaisia verkkotyökaluja, mutta niiden vertailu on työlästä. Jonas Rajanto on kirjoittanut hyvän koosteen erilaisista etätyöskentelyn työkaluista. Kaikki menetelmät edellyttävät myös suunnittelua ja valmistelua sekä ohjeistuksen laatimista sekä fasilitaattoreille ja esiintyjille että osallistujille.

Webinaarit

Webinaari sopii hyvin esimerkiksi suunnitelmien esittelyyn laajallekin yleisölle. Vuorovaikutus webinaarin aikana toteutetaan joko työkalun keskustelutoiminnon (chat) avulla tai puheenvuoroa pyytämällä. Resursoinnissa pitää huomioida mm. kommenttien tai keskustelun moderointi ja puheenvuorojen jakaminen. Kysymyksiä voi pyytää myös etukäteen, jolloin esiintyjät voivat vastata niihin puheenvuoroissaan.

Webinaari voidaan yleensä tallentaa ja julkaista verkossa myös myöhempää katselua varten.

Videot

Esimerkiksi YouTubessa tai muussa vastaavassa palvelussa julkaistavat videot voivat olla osallistujan kannalta helpoin tapa seurata suunnitelmien esittelyä. Suunnitelman esittelyvideo ei ole mikään uusi juttu (kts. Suunnitelmat YouTubeen? vuodelta 2013), mutta melko vähäistä käyttö on ollut.

Koska vuorovaikutus ei ole reaaliaikaista, pitää videon käsikirjoittajan osata arvata, mitkä asiat osallistujia kiinnostavat. Suunnittelijan haastattelu voi olla hyvä tapa toteuttaa esittelyvideo. Videon voi upottaa verkkosivulle tai jakaa kunnan somessa, jolloin sen yhteyteen voi helposti liittää mahdollisuuden keskusteluun tai palautteen antamiseen.

Striimattu tilaisuus

Seminaarityyppisten tilaisuuksien striimaus on nykyään pikemminkin sääntö kuin poikkeus. Striimauspalvelut eivät toki ole ilmaisia, mikä varmaankin on syynä siihen, etteivät asukastilaisuuksien striimaukset ole yleistyneet. Striimauksen toteuttaminen on toki mahdollista myös omin keinoin, mutta laadukkaaseen lopputulokseen tarvitaan osaamista, aikaa ja välineitä.

Striimattukin tilaisuus vaatii etukäteissuunnittelua ja varautumista esimerkiksi kommentoinnin ja/tai sosiaalisen median seuraamiseen ja moderointiin. Some voi merkittävästi lisätä tilaisuuden näkyvyyttä ja vaikuttavuutta.

Etä- ja hybridityöpajat

Monesti ajatellaan, että suunnittelutyöpajan voi järjestää ainoastaan livenä. Etätyöpajan järjestäminen vaatiikin ihan erityistä suunnittelua, eikä menetelmiä voi sellaisenaan siirtää verkkoon. Hybridityöpajoilla tarkoitetaan tilaisuuksia, joissa osa ihmisistä on paikan päällä ja osa etänä. Tilanne on varsin erilainen kuin etätyöpajassa, jossa kaikki osallistujat ovat samassa virtuaalisessa tilassa. Lari Karreinen on kirjoittanut blogissaan erinomaisia vinkkejä etä- ja hybridityöpajojen suunnitteluun.

Työpajojen yhteyksien järjestämiseen soveltuu monenlaiset etäkokoussovellukset, mutta myös muita työkaluja voi hyödyntää esimerkiksi yhteiskirjoittamiseen ja piirtelyyn. Vinkkejä näistä voi katsoa Jonas Rajannon blogista (kooste erilaisista etätyöskentelyn työkaluista).

Suunnittelutyöpajojen toteuttamisesta verkossa olisi hienoa kuulla ja nähdä esimerkkejä.

Pikavinkit etäosallistumisen suunnitteluun

  • Mieti tavoitteet ja huomioi kohderyhmä: Eri tarkoitukseen soveltuvat erilaiset etäosallistumisen menetelmät ja työkalut. Valitse osallistumisen tavoitteisiin ja keskeisten kohderyhmien tarpeisiin sopiva menetelmä.
  • Suunnittele ja resursoi: Laadi tilaisuuden käsikirjoitus ja varaa hyvissä ajoin resurssit eri tehtäviin. Esimerkiksi sometus tai kommenttien moderointi ei hoidu siinä sivussa, vaan siihen pitää nimetä vastuuhenkilö.
  • Laadi ohjeet sekä fasilitaattoreille ja puheevuorojen pitäjille että osallistujille. Tämä voi kuulostaa työläältä, mutta kerran laaditut ohjeet ovat myöhemmin uudelleen käytettävissä.

Onko sinulla esimerkkejä sähköisesti toteutetuista asukastilaisuuksista? Kerro kokemuksistasi kommentoimalla.

Artikkelin kuva: (c) Sipoon kunta.

Tapiola somessa

Kirjoitettu: 7.2.2017

Kaavio Tapiolan some-datan luokittelusta

Yksi kysymys, johon etsittiin vastausta Somedata kaupunkisuunnittelijan apuna –työpajassa Espoossa 1.2.2017 oli: ”Miltä Tapiola näyttää somessa?”. Tapiolan somedatana analysointi ei ollut työpajan itsetarkoitus, vaan aineisto oli esimerkkinä siitä, minkälaista dataa somesta voi löytyä.

Tässä blogijutussa kerron, mitä somedata kertoo Tapiolasta. Tulkinnoissa hyödynnän sekä omia havaintojani että työpajassa esiin nostettuja näkökulmia.

Ennen työpajaa keräsin Tapiolaan liittyviä julkaisuja sosiaalisesta mediasta kuukauden ajalta (28.12.2016 – 27.1.2017) ja luokittelin sisällön manuaalisesti. Apuna käytin ViidakkoMonitor-työkalua, jonka avulla datan kerääminen kolmesta eri lähteestä, Twitteristä, Instagramista ja Facebookista onnistui näppärästi. Julkaisuja kertyi yhteensä 744, ja niistä suurimman osan luokittelin 14 eri ryhmään.

Suosituimmat aiheet Tapiolan someaineistossa olivat urheilu ja liikunta, kulttuuri, tapahtumat ja toiminta, rakennettu ympäristö, luonto, kulttuuri ja kaupalliset palvelut. Urheiluun, kulttuuriin sekä tapahtumiin ja toimintaan liittyvät julkaisut saivat painoarvoa erityisesti tammikuussa Tapiolan Jääpuistossa järjestetyn Ystäväluistelu-tapahtuman ansiosta. Myös luokittelulla on vaikutusta: urheilu ja liikunta on otettu omaksi kategoriakseen, vaikka julkaisut voisivat hyvin sisältyä joko kulttuurin, kaupallisten palveluiden tai harrastusten teemoihin. Tämä luokittelu onkin vain yksi tapa hahmottaa asuinalueisiin liittyvää somedataa.

Puutarhakaupungista tuli rakennustyömaa

Somen antama kuva Tapiolasta on tällä hetkellä rakennustyömaa. Tämä visuaalinen somekuva on ristiriidassa Tapiolan puutarhakaupunkimaineen kanssa.  Somessa jopa kysytään, onko puutarhakaupungista enää mitään jäljellä? Myös työpajassa huomattiin kontrasti Tapiolan puutarhakaupungin ja kuvien välillä.

Toisaalta rakennustyömaan keskellä viestitään positiivisistakin odotuksista:

Kulttuurikeskus ja Keskustorni maamerkkeinä

Tapiolan maineikkaista arkkitehtuurikohteista näkyy somessa eniten arkkitehti Arto Sipisen suunnittelema Espoon kulttuurikeskus sekä Aarne Ervin Keskustorni. Muutama kuva on jaettu myös muista Tapiolan arkkitehtuurikohteista, kuten Revellin Taskumattitaloista, Ruusuvuoren suunnittelemasta Tapiolan kirkosta ja Reima Pietilän suunnittelemasta Suvikummun asuinalueesta. Herää kysymys, eikö muu rakennettu ympäristö ole kiinnostavaa. Pitää kuitenkin ottaa huomioon, että osa Tapiolaa todellakin on työmaana, ja se osa saa huomiota purkukohteiden dramaattisuuden ansiosta.

Esimerkki somesta jaetusta arkkitehtuurikuvasta (Espoon kulttuurikeskus):

Myös erityisesti iltavalaistuksessa otetut kaupunkimaisemat ovat yleisiä. Näissä kuvissa esiintyy usein jokin Tapiolan helposti tunnistettavista maamerkeistä, kuten esimerkiksi tässä Keskustorni:

View this post on Instagram

#Tapiola#Espoo#Suomi#Finland#

A post shared by Tatiana Popova (@martishka.tp) on

Kulttuuria, kulttuuria

Tapiolan kulttuuritarjonta sisälsi someseurannan perusteella musiikkia, teatteria, elokuvia – ja luistelua. Kulttuuri-teemaan olisi voinut usein sisällyttää myös julkaisuja, jotka luokittelin urheiluun ja liikuntaan liittyviksi. Toisaalta moni kulttuuriin liittyvä asia liittyy myös kaupallisiin palveluihin.

Tammikuun puolivälissä järjestetty Ystäväluistelu-tapahtuma oli todellinen menestystarina. Ei jää epäselväksi, etteivätkö ihmiset olisi todella nauttineet tästä kulttuurikokemuksesta: luistelu Jääpuistossa ja siihen yhdistetty Tapiola Sinfoniettan –konsertti striimattuna ulkotilaan on selvästi ollut mieleenpainuva kokemus. Somejulkaisuja tästä aiheesta oli niin paljon, että muisto piirtyy minunkin mieleeni, vaikka en itse siellä ollut – vai olinko sittenkin… Muistiini tallentuneet kuvat ovat niin eläviä, että niistä on tullut osa minunkin kokemusmaailmaani.

View this post on Instagram

Tapiola 💙

A post shared by Elina H. | endorfiinikoukussa (@elina.hovinen) on

Arkikuvat päästävät koteihin

Ihmiset jakavat myös kuvia kodeistaan. Työpajassa analyysitarpeita miettinyt ryhmä huomasi, että somedata päästää myös kotien sisälle: arkielämään ja kodin kokemukseen. Tämä herättää myös kysymyksiä someaineiston hyödyntämisen eettisistä kysymyksistä. Tietävätkö ihmiset, mihin he kokemuksensa ”lahjoittavat”?

Luonto ja rakennettu ympäristö limittyvät

Luontokuvat ovat iso osa Tapiolaa somessa. Määrällisesti niitä oli likimain yhtä paljon kuin rakennettuun ympäristöön liittyviä julkaisuja. Kauniit auringonlaskut ja meren ranta ovat suosittuja luontoaiheita. Toisaalta luonto ja rakennettu ympäristö ovat Tapiolassa läsnä monesti samaan aikaan, eikä julkaisujen luokittelu ei aina ole helppoa. Se juuri onkin ominaista Tapiolalle: puutarhakaupunki tarkoittaa esimerkiksi sitä, että luonto on lähellä ihan keskustassakin.

Tapiolan tulevaisuus näkyväksi

Somedata ei paljasta juuri mitään Tapiolan tulevaisuudesta: julkaisut suunnitelmista tai visualisoinnit Tapiolan tulevaisuudesta eivät osuneet ainakaan tälle seurantajaksolle. Julkaisemalla materiaalia siitä Tapiolasta, joka syntyy purkutyömaiden jälkeen, kaupunki voisi parantaa Tapiolan someimagoa ja lisätä kiinnostusta aluetta kohtaan.

Niin ikään ihmisten somessa julkaisemat Tapiolaan liittyvät julkaisut voisivat olla entistä monipuolisempia. Rohkaisemalla ihmisiä julkaisemaan valokuviaan tietyllä tunnisteella kaupunki voisi edistää rikkaamman ja elävämmän somekuvan rakentumista.

Mikä merkitys somekuvalla on?

Somelta kysytään mielipidettä yhteen jos toiseenkin. Suunnitellessaan esimerkiksi muuttoa uudelle alueelle, harva jättää katsomatta, mitä aiheesta löytyy netistä. Tietoa ja mielipiteitä haetaan myös somesta.

Alueimagoa ei rakenneta enää vain fyysisesti, vaan sitä luodaan myös sosiaalisessa mediassa. Tästä syystä sillä on merkitystä, minkälaista sisältöä alueesta jaetaan. Olemalla mukana sisällön tuotannossa, kaupunki voi itse vaikuttaa siihen, minkälainen imago alueelle muodostuu.

Nyt espoolaiset kiireen vilkkaa rakentamaan uutta Tapiolaa myös someen! Näyttäkää, että uusi Tapiola on moderni tulkinta alkuperäisestä puutarhakaupunki-ideasta.