Jottei keinoista tulisi tavoitteita

Kirjoitettu: 1.2.2021

Keväällä 2020 moni kunta joutui miettimään, miten huolehtia kuntalaisten osallistumismahdollisuuksista poikkeustilanteessa.

Kyse ei ole ollut pienestä haasteesta. Tilanne uhkasi merkittävien kaavoitushankkeiden etenemistä. Julkisessa keskustelussa esitettiin jopa, että kaavoitushankkeet tulisi keskeyttää rajoitustoimien ajaksi, jotta kansalaisten yhtäläiset osallistumismahdollisuudet voidaan turvata (HS 30.4.2020). Onneksi moni kunta kuitenkin lähti nopeasti etsimään uusia perinteisiä menetelmiä korvaavia vuorovaikutuksen tapoja, eikä jäänyt odottelemaan epidemian päättymistä. Esimerkiksi Espoo kertoi uudistuvista toimintatavoista kuntalaisille jo toukokuussa.

Itse sain mahdollisuuden konsultoida Sipoon kuntaa etäosallistumisen kehittämisessä.

Tavoitteellisen etäosallistumisen malli

Kiperässä tilanteessa helpot ja nopeat ratkaisut houkuttelevat. Kun yleisötilaisuudet perutaan, ohjautuu ajatus kuin huomaamatta suoraan siihen, minkälaisin välinein tilaisuus voitaisiin järjestää verkossa. Etäosallistumisen kehittämisessä välineet ovat toki tärkeässä roolissa, mutta ensin kannattaa pysähtyä miettimään, mitä osallistumisella eri tilanteissa tavoitellaan. Näin teimme Sipoossa, ja niin syntyi Tavoitteellisen etäosallistumisen malli.

Tavoitteista lähtevä osallistumisen suunnittelu voi edetä esimerkiksi tähän tapaan:

  1. Keskustellaan tavoitteista:
    Osallistumisen tavoitteista voidaan keskustella sekä yleisellä että yksityiskohtaisella tasolla. Usein on helpointa lähteä avaamaan keskustelua konkreettisten kaavahankkeiden kautta. Kaikille hankkeille yhteiset tavoitteet ovat yleisiä, koko kunnan kaavoitusta koskevia tavoitteita.
  2. Luodaan tavoitteita vastaavat keinot:
    Tavoitteita on tarpeen jalostaa, jotta niihin voidaan löytää oikeat keinot. Esimerkiksi tarve ”pitää keskustelu asiallisena” voidaan ajatella tarkoittavan konfliktien hallintaa. Siihen lääkkeenä ei ainakaan ole vuorovaikutuksen rajoittaminen, vaan avoimuuden ja läpinäkyvyyden varmistaminen sekä dialogin parantaminen ja lisääminen.
  3. Valitaan keinoihin sopivat työkalut:
    Vasta tavoitteiden ja keinojen tunnistamisen jälkeen voidaan valita sopivat työkalut eri tarkoituksiin ja suunnitteluvaiheisiin. Työkalujen valinnassa on huomioitava myös kunnan rajalliset resurssit – kustannukset, osaaminen sekä tietotekniset sovellukset ja välineet.

Sanoitetaan tavoitteita

Esimerkkejä kaavoittajien kuvailemista osallistumisen tavoitteista.

Sipoon kaavoittajien kanssa keskustellessamme esiin nousi hyvinkin tarkkoja, suunnitteluhankkeista kumpuavia osallistumisen tavoitteita. Keskustelun pohjalta jalostimme tavoitteita edelleen ja muotoilimme niille keinoja. Esimerkiksi kaavoittajan sanoittama tarve ”tavoittaa kaikki osalliset” tarkoittaa laajan osallistumista. Jotta osallistumisen laajuus ei jäisi vain puheen tasolle, on ymmärrettävä, että se edellyttää monipuolisia osallistumismenetelmiä ja -kanavia, sekä sähköisiä että perinteisiä.

Mahdollisuus vaikuttaa suunnitelmiin puolestaan edellyttää, että osallistuminen ajoittuu riittävän varhaiseen vaiheeseen ja on aidosti vuorovaikutteista. Voi olla, että suunnittelun varhaisessa vaiheessa halutaan löytää uusia ideoita, mikä puolestaan edellyttää jonkinlaista näkökulmien joukkoistamista.

Suunnitelmien hyväksyttävyys on osa konsensuksen tavoittelua, eikä voi toteutua ilman avoimuutta ja läpinäkyvyyttä. Tietyissä tilanteissa korostuu konfliktien hallinta, jossa ei voida onnistua ilman dialogin ja vuorovaikutuksen lisäämistä.

Tavoitteet voivat liittyä myös suunnittelun lopputulokseen. Esimerkiksi viihtyisän ympäristön suunnittelussa tietoa tarvitaan siitä, mitä viihtyisyys alueen käyttäjille ja asukkaille tarkoittaa. Jos kyse on olemassa olevan alueen parantamisesta, tarvitaan tietoa siitä, miten nykyinen ympäristö koetaan ja miten sitä voisi kehittää entistä viihtyisämmäksi.

Toteutuskelpoinen suunnitelma puolestaan tavoitteena viittaa erityisesti toteuttajien näkökulmien ymmärtämiseen.

Joustava etäosallistumisen malli

Koska osallistumisen tavoitteet voivat olla hyvin erilaisia eri kaavahankkeissa, haluttiin Sipoon etäosallistumisen mallista tehdä joustava. Joustavuus tarkoittaa Sipoossa sitä, että työkalut voidaan valita kaavakohtaisesti tarpeen mukaan. Malli auttaa kaavoittajaa työkalujen valinnassa ja soveltamisessa, mutta jättää avoimeksi, mitä välineitä missäkin hankkeessa lopulta otetaan käyttöön.

Joustavuuteen liittyy myös resurssien huomioon ottaminen. Sipoon malli pohjautuukin suurelta osin jo aiemmin käytössä olleisiin tai aiemmin kokeiltuihin työkaluihin. Aivan uusia työkaluja otettiin käyttöön tarkkaan harkiten.

Työkaluvalikoiman ohella tärkeäksi nousi suunnittelijoiden valmentaminen välineiden käyttöön ja soveltamiseen. Toteutimme muun muassa esittelyvideoiden tekemisestä ja karttakyselyiden suunnittelusta työpajat, joissa työkaluja sovellettiin todellisten kaavahankkeiden tarpeisiin.

Tavoitteellisen etäosallistumisen malli mahdollistaa myös tavoitteiden toteutumisen arvioinnin. Ilman tavoitteiden sanoittamista olisi mahdotonta arvioida niiden toteutumista.

Keskustelua tavoitteista kannattaisi käydä myös laajemmin, jotta se ei jää kaavoituksen sisäiseksi pohdinnaksi. Ideaalitilanteessa keskusteluun osallistuvat myös kunnan päättäjät ja kuntalaiset.

Asukastilaisuudet peruttu?

Kirjoitettu: 23.3.2020

Kaikki kunnat ovat nyt tilanteessa, jossa perinteiset face-to-face-tapaamiset on peruttu tai siirretty epämääräiseen tulevaisuuten. Asukastilaisuudet ovat tärkeä osa kaavoituksen vuorovaikutuskäytäntöjä ja näyttää siltä, ettei suurimmissakaan kaupungeissa ole vielä valmiita reseptejä etätilaisuuksien järjestämiselle tai asukastilaisuuksien sähköisille korvaajille.

Monessa kunnassa muotoillaan nyt pakon edessä kuumeisesti uusia digitaalisia menetelmiä ja toimintatapoja. Tässä tilanteessa onkin oiva mahdollisuus rohkeisiin kokeiluihin ja niistä oppimiseen. Sosiaalisessa mediassa on iso joukko meitä vuorovaikutteisen suunnittelun asiantuntijoita. Nyt kannattaa yhdistää voimavarat. Kootaan yhdessä vinkkejä ja jaetaan kokemuksia kokeiluista!

Tämän blogikirjoituksen tarkoituksena on koota yhteen erilaisia vaihtoehtoja online-asukastilaisuuksien järjestämiseen. Teen parhaillaan itsekin kokeiluja erilaisilla työkaluilla ja tarkoitukseni on päivittää tätä blogia saatujen kokemusten myötä.

Erilaisia vaihtoehtoja perinteisten tilaisuuksien siirtämiseksi verkkoon ovat striimatut tilaisuudet, webinaarit, videot sekä kokonaan tai osittain etänä toteutettavat työpajat. Verkosta löytyy monia erilaisia verkkotyökaluja, mutta niiden vertailu on työlästä. Jonas Rajanto on kirjoittanut hyvän koosteen erilaisista etätyöskentelyn työkaluista. Kaikki menetelmät edellyttävät myös suunnittelua ja valmistelua sekä ohjeistuksen laatimista sekä fasilitaattoreille ja esiintyjille että osallistujille.

Webinaarit

Webinaari sopii hyvin esimerkiksi suunnitelmien esittelyyn laajallekin yleisölle. Vuorovaikutus webinaarin aikana toteutetaan joko työkalun keskustelutoiminnon (chat) avulla tai puheenvuoroa pyytämällä. Resursoinnissa pitää huomioida mm. kommenttien tai keskustelun moderointi ja puheenvuorojen jakaminen. Kysymyksiä voi pyytää myös etukäteen, jolloin esiintyjät voivat vastata niihin puheenvuoroissaan.

Webinaari voidaan yleensä tallentaa ja julkaista verkossa myös myöhempää katselua varten.

Videot

Esimerkiksi YouTubessa tai muussa vastaavassa palvelussa julkaistavat videot voivat olla osallistujan kannalta helpoin tapa seurata suunnitelmien esittelyä. Suunnitelman esittelyvideo ei ole mikään uusi juttu (kts. Suunnitelmat YouTubeen? vuodelta 2013), mutta melko vähäistä käyttö on ollut.

Koska vuorovaikutus ei ole reaaliaikaista, pitää videon käsikirjoittajan osata arvata, mitkä asiat osallistujia kiinnostavat. Suunnittelijan haastattelu voi olla hyvä tapa toteuttaa esittelyvideo. Videon voi upottaa verkkosivulle tai jakaa kunnan somessa, jolloin sen yhteyteen voi helposti liittää mahdollisuuden keskusteluun tai palautteen antamiseen.

Striimattu tilaisuus

Seminaarityyppisten tilaisuuksien striimaus on nykyään pikemminkin sääntö kuin poikkeus. Striimauspalvelut eivät toki ole ilmaisia, mikä varmaankin on syynä siihen, etteivät asukastilaisuuksien striimaukset ole yleistyneet. Striimauksen toteuttaminen on toki mahdollista myös omin keinoin, mutta laadukkaaseen lopputulokseen tarvitaan osaamista, aikaa ja välineitä.

Striimattukin tilaisuus vaatii etukäteissuunnittelua ja varautumista esimerkiksi kommentoinnin ja/tai sosiaalisen median seuraamiseen ja moderointiin. Some voi merkittävästi lisätä tilaisuuden näkyvyyttä ja vaikuttavuutta.

Etä- ja hybridityöpajat

Monesti ajatellaan, että suunnittelutyöpajan voi järjestää ainoastaan livenä. Etätyöpajan järjestäminen vaatiikin ihan erityistä suunnittelua, eikä menetelmiä voi sellaisenaan siirtää verkkoon. Hybridityöpajoilla tarkoitetaan tilaisuuksia, joissa osa ihmisistä on paikan päällä ja osa etänä. Tilanne on varsin erilainen kuin etätyöpajassa, jossa kaikki osallistujat ovat samassa virtuaalisessa tilassa. Lari Karreinen on kirjoittanut blogissaan erinomaisia vinkkejä etä- ja hybridityöpajojen suunnitteluun.

Työpajojen yhteyksien järjestämiseen soveltuu monenlaiset etäkokoussovellukset, mutta myös muita työkaluja voi hyödyntää esimerkiksi yhteiskirjoittamiseen ja piirtelyyn. Vinkkejä näistä voi katsoa Jonas Rajannon blogista (kooste erilaisista etätyöskentelyn työkaluista).

Suunnittelutyöpajojen toteuttamisesta verkossa olisi hienoa kuulla ja nähdä esimerkkejä.

Pikavinkit etäosallistumisen suunnitteluun

  • Mieti tavoitteet ja huomioi kohderyhmä: Eri tarkoitukseen soveltuvat erilaiset etäosallistumisen menetelmät ja työkalut. Valitse osallistumisen tavoitteisiin ja keskeisten kohderyhmien tarpeisiin sopiva menetelmä.
  • Suunnittele ja resursoi: Laadi tilaisuuden käsikirjoitus ja varaa hyvissä ajoin resurssit eri tehtäviin. Esimerkiksi sometus tai kommenttien moderointi ei hoidu siinä sivussa, vaan siihen pitää nimetä vastuuhenkilö.
  • Laadi ohjeet sekä fasilitaattoreille ja puheevuorojen pitäjille että osallistujille. Tämä voi kuulostaa työläältä, mutta kerran laaditut ohjeet ovat myöhemmin uudelleen käytettävissä.

Onko sinulla esimerkkejä sähköisesti toteutetuista asukastilaisuuksista? Kerro kokemuksistasi kommentoimalla.

Artikkelin kuva: (c) Sipoon kunta.