Jottei keinoista tulisi tavoitteita

Kirjoitettu: 1.2.2021

Keväällä 2020 moni kunta joutui miettimään, miten huolehtia kuntalaisten osallistumismahdollisuuksista poikkeustilanteessa.

Kyse ei ole ollut pienestä haasteesta. Tilanne uhkasi merkittävien kaavoitushankkeiden etenemistä. Julkisessa keskustelussa esitettiin jopa, että kaavoitushankkeet tulisi keskeyttää rajoitustoimien ajaksi, jotta kansalaisten yhtäläiset osallistumismahdollisuudet voidaan turvata (HS 30.4.2020). Onneksi moni kunta kuitenkin lähti nopeasti etsimään uusia perinteisiä menetelmiä korvaavia vuorovaikutuksen tapoja, eikä jäänyt odottelemaan epidemian päättymistä. Esimerkiksi Espoo kertoi uudistuvista toimintatavoista kuntalaisille jo toukokuussa.

Itse sain mahdollisuuden konsultoida Sipoon kuntaa etäosallistumisen kehittämisessä.

Tavoitteellisen etäosallistumisen malli

Kiperässä tilanteessa helpot ja nopeat ratkaisut houkuttelevat. Kun yleisötilaisuudet perutaan, ohjautuu ajatus kuin huomaamatta suoraan siihen, minkälaisin välinein tilaisuus voitaisiin järjestää verkossa. Etäosallistumisen kehittämisessä välineet ovat toki tärkeässä roolissa, mutta ensin kannattaa pysähtyä miettimään, mitä osallistumisella eri tilanteissa tavoitellaan. Näin teimme Sipoossa, ja niin syntyi Tavoitteellisen etäosallistumisen malli.

Tavoitteista lähtevä osallistumisen suunnittelu voi edetä esimerkiksi tähän tapaan:

  1. Keskustellaan tavoitteista:
    Osallistumisen tavoitteista voidaan keskustella sekä yleisellä että yksityiskohtaisella tasolla. Usein on helpointa lähteä avaamaan keskustelua konkreettisten kaavahankkeiden kautta. Kaikille hankkeille yhteiset tavoitteet ovat yleisiä, koko kunnan kaavoitusta koskevia tavoitteita.
  2. Luodaan tavoitteita vastaavat keinot:
    Tavoitteita on tarpeen jalostaa, jotta niihin voidaan löytää oikeat keinot. Esimerkiksi tarve ”pitää keskustelu asiallisena” voidaan ajatella tarkoittavan konfliktien hallintaa. Siihen lääkkeenä ei ainakaan ole vuorovaikutuksen rajoittaminen, vaan avoimuuden ja läpinäkyvyyden varmistaminen sekä dialogin parantaminen ja lisääminen.
  3. Valitaan keinoihin sopivat työkalut:
    Vasta tavoitteiden ja keinojen tunnistamisen jälkeen voidaan valita sopivat työkalut eri tarkoituksiin ja suunnitteluvaiheisiin. Työkalujen valinnassa on huomioitava myös kunnan rajalliset resurssit – kustannukset, osaaminen sekä tietotekniset sovellukset ja välineet.

Sanoitetaan tavoitteita

Esimerkkejä kaavoittajien kuvailemista osallistumisen tavoitteista.

Sipoon kaavoittajien kanssa keskustellessamme esiin nousi hyvinkin tarkkoja, suunnitteluhankkeista kumpuavia osallistumisen tavoitteita. Keskustelun pohjalta jalostimme tavoitteita edelleen ja muotoilimme niille keinoja. Esimerkiksi kaavoittajan sanoittama tarve ”tavoittaa kaikki osalliset” tarkoittaa laajan osallistumista. Jotta osallistumisen laajuus ei jäisi vain puheen tasolle, on ymmärrettävä, että se edellyttää monipuolisia osallistumismenetelmiä ja -kanavia, sekä sähköisiä että perinteisiä.

Mahdollisuus vaikuttaa suunnitelmiin puolestaan edellyttää, että osallistuminen ajoittuu riittävän varhaiseen vaiheeseen ja on aidosti vuorovaikutteista. Voi olla, että suunnittelun varhaisessa vaiheessa halutaan löytää uusia ideoita, mikä puolestaan edellyttää jonkinlaista näkökulmien joukkoistamista.

Suunnitelmien hyväksyttävyys on osa konsensuksen tavoittelua, eikä voi toteutua ilman avoimuutta ja läpinäkyvyyttä. Tietyissä tilanteissa korostuu konfliktien hallinta, jossa ei voida onnistua ilman dialogin ja vuorovaikutuksen lisäämistä.

Tavoitteet voivat liittyä myös suunnittelun lopputulokseen. Esimerkiksi viihtyisän ympäristön suunnittelussa tietoa tarvitaan siitä, mitä viihtyisyys alueen käyttäjille ja asukkaille tarkoittaa. Jos kyse on olemassa olevan alueen parantamisesta, tarvitaan tietoa siitä, miten nykyinen ympäristö koetaan ja miten sitä voisi kehittää entistä viihtyisämmäksi.

Toteutuskelpoinen suunnitelma puolestaan tavoitteena viittaa erityisesti toteuttajien näkökulmien ymmärtämiseen.

Joustava etäosallistumisen malli

Koska osallistumisen tavoitteet voivat olla hyvin erilaisia eri kaavahankkeissa, haluttiin Sipoon etäosallistumisen mallista tehdä joustava. Joustavuus tarkoittaa Sipoossa sitä, että työkalut voidaan valita kaavakohtaisesti tarpeen mukaan. Malli auttaa kaavoittajaa työkalujen valinnassa ja soveltamisessa, mutta jättää avoimeksi, mitä välineitä missäkin hankkeessa lopulta otetaan käyttöön.

Joustavuuteen liittyy myös resurssien huomioon ottaminen. Sipoon malli pohjautuukin suurelta osin jo aiemmin käytössä olleisiin tai aiemmin kokeiltuihin työkaluihin. Aivan uusia työkaluja otettiin käyttöön tarkkaan harkiten.

Työkaluvalikoiman ohella tärkeäksi nousi suunnittelijoiden valmentaminen välineiden käyttöön ja soveltamiseen. Toteutimme muun muassa esittelyvideoiden tekemisestä ja karttakyselyiden suunnittelusta työpajat, joissa työkaluja sovellettiin todellisten kaavahankkeiden tarpeisiin.

Tavoitteellisen etäosallistumisen malli mahdollistaa myös tavoitteiden toteutumisen arvioinnin. Ilman tavoitteiden sanoittamista olisi mahdotonta arvioida niiden toteutumista.

Keskustelua tavoitteista kannattaisi käydä myös laajemmin, jotta se ei jää kaavoituksen sisäiseksi pohdinnaksi. Ideaalitilanteessa keskusteluun osallistuvat myös kunnan päättäjät ja kuntalaiset.

Vuorovaikutteisempia suunnittelukilpailuita

Kirjoitettu: 1.7.2018

Suunnittelukilpailuilla on vahva asema suomalaisessa kaupunkisuunnittelussa. Kilpailuilla on  vakiintuneet käytännöt, joihin nykyaikainen vuorovaikutus ei ole perinteisesti kuulunut. Kilpailuilla on kuitenkin merkittävä vaikutus maankäytön suunnitteluun, joten on perusteltua pyrkiä kehittämään kansalaisten vaikuttamismahdollisuuksia myös kilpailuprosesseissa.

Erilaisten kokeilujen myötä kilpailuehdotusten esittelystä netissä on tullut varsin yleinen käytäntö ja usein kilpailuehdotuksia on myös mahdollista kommentoida verkossa. Muun muassa Helsingissä on tunnistettu tarve kehittää aikaisempaa avoimempia ja osallistavampia kilpailukäytäntöjä. Kaupungin vuoden 2017 toimintaympäristöraportissa todetaan, että ”suunnittelukilpailuja avataan vuoropuhelulle ja jo ennen kilpailua kaupunkilaisilta voidaan kerätä toiveita ja ideoita tai valmistella kilpailuohjelmaa.”

Osallistumisella on annettavaa 

Keväällä julkaistussa kirja-artikkelissamme (Enhancing E-Participation in Urban Planning Competitions) avaamme Maarit Kahila-Tanin ja Susa Erärannan kanssa kahden tapaustutkimuksen avulla suunnittelukilpailujen ja kansalaisosallistumisen suhdetta. Tulokset osoittavat, että kansalaisosallistumisella on annettavaa sekä kilpailuprosesseissa että alueiden jatkosuunnittelussa.

Artikkelissa esitellyt Vaasan Palosaaren salmen ja Sipoon Jokilaakson ideakilpailut ovat olleet eräänlaisia (vaikka eivät toki ainoita) pioneereja vuorovaikutteisemman kilpailuprosessin kehittämisessä. Molemmissa kilpailuissa tavoitteena oli mahdollisimman laaja kansalaisosallistuminen kilpailun eri vaiheissa: ennen kilpailua ja kilpailuehdotusten arvioinnissa. Esimerkiksi Vaasassa osallistujat velvoitettiin huomioimaan kilpailua ennen kerättyä asukkaiden kokemuksellista tietoa ehdotuksen suunnittelussa, ja molemmissa kilpailuissa ehdotukset olivat netissä arvioitavana. 

On yleistä, että kansalaisvuorovaikutuksen vaikuttavuus kilpailun voittajan valintaan on heikkoa, koska pääasiassa asiantuntijoista koostuva tuomaristo valitsee voittajan. Joidenkin näkemysten mukaan julkisen palautteen ei pitäisi edes antaa vaikuttaa arviointiryhmän näkemyksiin. Kansalaisten näkökulmasta onkin harhaanjohtavaa järjestää kilpailuehdotusten arviointi tai jopa äänestys, mikäli mielipiteitä ei voida ottaa huomioon.

Vuorovaikutuksella tietoa jatkosuunnitteluun

Seurasimme Vaasan ja Sipoon suunnitteluprosesseja kilpailun valmistelusta asemakaavoitukseen asti. Vaikka kilpailuehdotuksista saatu palaute ei suoraan vaikuttanut voittajan valintaan, tieto koettiin kuitenkin arvokkaaksi alueiden jatkosuunnittelulle. Palautetiedon hyödyntäminen kilpailuvaiheen jälkeen ei kuitenkaan ole itsestään selvää: kilpailuvaiheen aikana kertynyt tieto unohtuu helposti. Koska tiedon kuljettaminen läpi koko suunnitteluprosessin vaatii suunnitelmallisuutta ja tahtoa, riippuu lopputulos paljon organisaation ja henkilöiden motivaatiosta ja siitä, kuinka tärkeäksi kansalaisnäkökulma koetaan.

Tampereen Hiedanrannan ideakilpailu on ajankohtainen esimerkki vuorovaikutuksen kytkemisestä jatkosuunnitteluun. Kilpailuvaiheen jälkeen kaupunki käynnisti yhteistyössä tutkijoiden kanssa ”Ideakilpailun jatkot”. Jatkot toteutettiin neljän työpajan sarjana, joissa ideakilpailun parhaita ehdotuksia työstettiin eteenpäin yhteistyössä kansalaisten, tutkijoiden ja suunnittelijoiden kesken. Lopuksi vuorovaikutuksen anti koottiin näyttäväksi julkaisuksi, jonka auttanee tiedon välittymisessä.

Sähköinen osallistuminen tehostaa myös tuomarointia

Laajan vuorovaikutuksen näkökulmasta ongelmallista on se, että kilpailuasiakirjat edelleen tuotetaan asiantuntija-arviointia silmällä pitäen. Vaikka kilpailun tuomaristokin tutkii ehdotuksia usein ensisijaisesti sähköisessä muodossa, kilpailuehdotukset laaditaan edelleen perinteisessä ”planssiformaatissa”. Planssit ovat parhaimmillaan näyttelyssä, netissä niiden tutkiminen on kömpelöä.

Ensimmäinen suunnittelukilpailu, jossa esitystekniikkaa on radikaalisti uudistettu, on Hyvinkään Sveitsin alueen ideakilpailu. Tämä hanke, jossa kilpailuehdotukset julkaistiin selainpohjaisella 3D-alustalla, oli yksi KiraDIGI-rahoitusta saanut kokeiluhanke. Uudenlainen esitystekniikka palveli sekä kansalaisosallistumista että tuomareiden työskentelyä. Kokeilusta saatiin ilmeisen hyviä kokemuksia, ja menetelmä on sovellettavissa pienellä räätälöinnillä myös muissa kilpailuissa. 

Lisää kokeiluja ja vaikuttavuutta

Vuorovaikutuksen lisäämistä on nyt kokeiltu kilpailuprosessin eri vaiheissa melko hyvällä menestyksellä. Toivon, että jatkossa vuorovaikutuksen vaikuttavuus lisääntyy entisestään niin kilpailuohjelmien valmistelussa kuin voittajan valinnassa ja jatkosuunnitteluun välittyvissä evästyksissä. Odotan myös uusia kokeiluita, joissa kilpailuehdotusten esitystekniikkaa kehitetään Hyvinkään kokemusten pohjalta edelleen. Tulevaisuuden haaste on myös vuorovaikutuksen kytkeminen varsinaiseen kilpailuvaiheeseen. Se nostaisi kilpailuiden osallistavuuden aivan uudelle tasolle.