Asukastilaisuudet peruttu?

Kirjoitettu: 23.3.2020

Kaikki kunnat ovat nyt tilanteessa, jossa perinteiset face-to-face-tapaamiset on peruttu tai siirretty epämääräiseen tulevaisuuten. Asukastilaisuudet ovat tärkeä osa kaavoituksen vuorovaikutuskäytäntöjä ja näyttää siltä, ettei suurimmissakaan kaupungeissa ole vielä valmiita reseptejä etätilaisuuksien järjestämiselle tai asukastilaisuuksien sähköisille korvaajille.

Monessa kunnassa muotoillaan nyt pakon edessä kuumeisesti uusia digitaalisia menetelmiä ja toimintatapoja. Tässä tilanteessa onkin oiva mahdollisuus rohkeisiin kokeiluihin ja niistä oppimiseen. Sosiaalisessa mediassa on iso joukko meitä vuorovaikutteisen suunnittelun asiantuntijoita. Nyt kannattaa yhdistää voimavarat. Kootaan yhdessä vinkkejä ja jaetaan kokemuksia kokeiluista!

Tämän blogikirjoituksen tarkoituksena on koota yhteen erilaisia vaihtoehtoja online-asukastilaisuuksien järjestämiseen. Teen parhaillaan itsekin kokeiluja erilaisilla työkaluilla ja tarkoitukseni on päivittää tätä blogia saatujen kokemusten myötä.

Erilaisia vaihtoehtoja perinteisten tilaisuuksien siirtämiseksi verkkoon ovat striimatut tilaisuudet, webinaarit, videot sekä kokonaan tai osittain etänä toteutettavat työpajat. Verkosta löytyy monia erilaisia verkkotyökaluja, mutta niiden vertailu on työlästä. Jonas Rajanto on kirjoittanut hyvän koosteen erilaisista etätyöskentelyn työkaluista. Kaikki menetelmät edellyttävät myös suunnittelua ja valmistelua sekä ohjeistuksen laatimista sekä fasilitaattoreille ja esiintyjille että osallistujille.

Webinaarit

Webinaari sopii hyvin esimerkiksi suunnitelmien esittelyyn laajallekin yleisölle. Vuorovaikutus webinaarin aikana toteutetaan joko työkalun keskustelutoiminnon (chat) avulla tai puheenvuoroa pyytämällä. Resursoinnissa pitää huomioida mm. kommenttien tai keskustelun moderointi ja puheenvuorojen jakaminen. Kysymyksiä voi pyytää myös etukäteen, jolloin esiintyjät voivat vastata niihin puheenvuoroissaan.

Webinaari voidaan yleensä tallentaa ja julkaista verkossa myös myöhempää katselua varten.

Videot

Esimerkiksi YouTubessa tai muussa vastaavassa palvelussa julkaistavat videot voivat olla osallistujan kannalta helpoin tapa seurata suunnitelmien esittelyä. Suunnitelman esittelyvideo ei ole mikään uusi juttu (kts. Suunnitelmat YouTubeen? vuodelta 2013), mutta melko vähäistä käyttö on ollut.

Koska vuorovaikutus ei ole reaaliaikaista, pitää videon käsikirjoittajan osata arvata, mitkä asiat osallistujia kiinnostavat. Suunnittelijan haastattelu voi olla hyvä tapa toteuttaa esittelyvideo. Videon voi upottaa verkkosivulle tai jakaa kunnan somessa, jolloin sen yhteyteen voi helposti liittää mahdollisuuden keskusteluun tai palautteen antamiseen.

Striimattu tilaisuus

Seminaarityyppisten tilaisuuksien striimaus on nykyään pikemminkin sääntö kuin poikkeus. Striimauspalvelut eivät toki ole ilmaisia, mikä varmaankin on syynä siihen, etteivät asukastilaisuuksien striimaukset ole yleistyneet. Striimauksen toteuttaminen on toki mahdollista myös omin keinoin, mutta laadukkaaseen lopputulokseen tarvitaan osaamista, aikaa ja välineitä.

Striimattukin tilaisuus vaatii etukäteissuunnittelua ja varautumista esimerkiksi kommentoinnin ja/tai sosiaalisen median seuraamiseen ja moderointiin. Some voi merkittävästi lisätä tilaisuuden näkyvyyttä ja vaikuttavuutta.

Etä- ja hybridityöpajat

Monesti ajatellaan, että suunnittelutyöpajan voi järjestää ainoastaan livenä. Etätyöpajan järjestäminen vaatiikin ihan erityistä suunnittelua, eikä menetelmiä voi sellaisenaan siirtää verkkoon. Hybridityöpajoilla tarkoitetaan tilaisuuksia, joissa osa ihmisistä on paikan päällä ja osa etänä. Tilanne on varsin erilainen kuin etätyöpajassa, jossa kaikki osallistujat ovat samassa virtuaalisessa tilassa. Lari Karreinen on kirjoittanut blogissaan erinomaisia vinkkejä etä- ja hybridityöpajojen suunnitteluun.

Työpajojen yhteyksien järjestämiseen soveltuu monenlaiset etäkokoussovellukset, mutta myös muita työkaluja voi hyödyntää esimerkiksi yhteiskirjoittamiseen ja piirtelyyn. Vinkkejä näistä voi katsoa Jonas Rajannon blogista (kooste erilaisista etätyöskentelyn työkaluista).

Suunnittelutyöpajojen toteuttamisesta verkossa olisi hienoa kuulla ja nähdä esimerkkejä.

Pikavinkit etäosallistumisen suunnitteluun

  • Mieti tavoitteet ja huomioi kohderyhmä: Eri tarkoitukseen soveltuvat erilaiset etäosallistumisen menetelmät ja työkalut. Valitse osallistumisen tavoitteisiin ja keskeisten kohderyhmien tarpeisiin sopiva menetelmä.
  • Suunnittele ja resursoi: Laadi tilaisuuden käsikirjoitus ja varaa hyvissä ajoin resurssit eri tehtäviin. Esimerkiksi sometus tai kommenttien moderointi ei hoidu siinä sivussa, vaan siihen pitää nimetä vastuuhenkilö.
  • Laadi ohjeet sekä fasilitaattoreille ja puheevuorojen pitäjille että osallistujille. Tämä voi kuulostaa työläältä, mutta kerran laaditut ohjeet ovat myöhemmin uudelleen käytettävissä.

Onko sinulla esimerkkejä sähköisesti toteutetuista asukastilaisuuksista? Kerro kokemuksistasi kommentoimalla.

Artikkelin kuva: (c) Sipoon kunta.

Liveraportointia kyläkävelyllä

Kirjoitettu: 6.3.2017

Sosiaalisessa mediassa on helppo tehdä näkyväksi reaalimaailmassa tapahtuvia asioita. Liveraportoinnilla tarkoitetaan erilaisten tapahtumien kulun kuvaamista ja raportointia some-kanavissa.

Tällainen raportoiva työtapa ei ole vielä lyönyt läpi kaupunkisuunnittelussa, vaikka esimerkiksi livestriimauksen käyttö isommissa tilaisuuksissa on jo melko yleistä. Liveraportoinnin näkökulmasta olisi tärkeää lanseerata tapahtumalle etukäteen oma yksilöllinen tunniste eli hashtag, jotta postaukset on helppo löytää somesta tapahtuman aikana ja sen jälkeen.

Ulkoilmatapahtumien liveraportoinnissa on omat haasteensa. Kuvaamisessa on huomioitava ympäristö ja olosuhteet. Pakkasella kännykän akku kuluu nopeasti, joten vara-akut ovat tarpeen. Kylmyys tai sade voi myös muilla tavoin haitata laitteen käyttöä. Julkisella paikalla kuvattaessa on ihmisiltä kysyttävä lupa kuvaamiseen ja kuvien julkaisemiseen somessa.

Ystäväni Reetta Hyvärinen, Kirkkonummen kuntavaaliehdokas, järjesti sunnuntaina 5.3.2017 kyläkävelytapahtuman viidessä eri Kirkkonummen kylässä. Reetan ideana oli käydä keskustelua paikallisten asukkaiden kanssa siitä, mikä kylissä on hyvin ja mitä pitäisi kehittää. Olin mukana dokumentoimassa tapahtumaa. Tämä oli itselleni ensimmäinen kerta, kun käytin Instagramia liveraportointiin kyläkävelyllä. Päivä oli oikein onnistunut, ja tuloksia voi katsella Reetan Instagram-sivulta.

Kyläkävelyllä keskusteltiin monista aiheista, kuten liikenneturvallisuudesta, asuinalueiden kehittämistarpeista ja hyvistä puolista, yhteisöllisyyden edistämisestä. Myös paikallishistoriaan liittyviä mielenkiintoisia yksityiskohtia tuli esiin. Esimerkiksi alla olevaan Veikkolan taksiasemaan liittyen eräs asukas mainitsi: “Eräs taksikuski kertoi, että tämä on hänen lapsuudenkotinsa”.

Liveraportointia kannattaisi hyödyntää enemmän esimerkiksi kaavakävelyillä ja muissa kaavoituksen tapahtumissa. Sen sijaan, että käytetään aikaa keskustelumuistioiden kirjoittamiseen, voisi tapahtuman aikana julkaista somessa poiminnat keskusteluista aiheeseen liittyvään kuvaan yhdistettynä.

Liveraportoinnin ideana on, että sitä voi tehdä kuka vain. Reetan kyläkävelyllä minä olin ainoa raportoija, mutta innostamalla osallistujia raportoimaan itse, voidaan saada moniäänisempi lopputulos, eräänlainen kollektiivinen muistio tapahtumasta. Suosittelen!