Vertaistukea ja ennakointia somen käyttöön

Kirjoitettu: 24.10.2018

Anu Valkeajärvi kirjoitti Hesarin mielipideosastolla 24.10.2018 osuvasti organisaatioiden somelähettiläiden hyvinvoinnista otsikolla Työnantaja ei saa jättää verkkovihaa kohtaavaa työntekijää yksin. Valkeajärvi on huolissaan siitä, että työntekijöitä kannustetaan somen käyttöön ilman riittävää valmistautumista mahdollisiin ongelmatilanteisiin.

Kirjoituksessa todettiin, että ohjeistus somen käyttöön puuttuu monelta organisaatiolta. Sama pätee kaupunkisuunnittelun ja kaavoituksen työyhteisöihin. Alueidenkäytön suunnittelun sähköisen osallistumisen käytäntöjä kartoittavassa kyselyssä (YM 2018) alle puolet vastaajista tiesi kertoa, että työyksiköllä on sosiaalisen median toimintaohjeet.

Alle puolet kyselyn vastaajista tiesi kertoa, että organisaatiossa on someohjeistus. Lähde: ympäristöministeriö, 2018

Ainoa tapa ennakoida somekriisejä tai muita ongelmatilanteita on laatia someohjeistus tai -suunnitelma, jonka yhteydessä sovitaan vertaistuen periaatteista ja valmistaudutaan ennakkoon haastavien tilanteiden kohtaamiseen. Juuri näitä kysymyksiä mietimme FCG:n Vuorovaikutteisen suunnittelun koulutuksessa 25.9., missä olin vetämässä työpajaa suunnitelmallisesta somen käytöstä.

Työpajassa syntyi muun muassa seuraavanlaisia suosituksia:

On tärkeää, että somekanavien ylläpitäjät ja somessa itsenäisesti työasioista viestivät työntekijät (”somelähettiläät”) saavat tukea erityisesti haastavissa tilanteissa. Vertaistuen voi järjestää esimerkiksi ylläpidon oman somekanavan avulla tai pikaviestimien avulla, kuten tässä esimerkissä:
”FB-päivittäjien ryhmä kokoontuu säännöllisesti. Nopeaan viestintään käytetään Yammeria tai Skypeä.”

Haastaviin tilanteisiin kannattaa valmistautua etukäteen. Vaikeisiin keskustelutilanteisiin voidaan valmistautua esimerkiksi laatimalla ohjeistus ja suuntaa-antavia vastausmalleja. Vastausmallitkaan eivät välttämättä aina auta, vaan voi olla parasta vastata vaikeisiin kommentteihin tai kysymyksiin yhdessä.

Kaavoitukseen liittyviksi haastaviksi tilanteiksi tunnistettiin työpajassa muun muassa kaavakonfliktit, virheellisen tiedon leviäminen ja henkilöihin menevä kirjoittelu. Ohjeistuksessa kannattaakin ottaa kantaa ainakin näihin tilanteisiin. Tärkeänä pidettiin esimiehen tukea: kun haastava tilanne on käsillä, pitää voida ottaa yhteyttä omaan esimieheen.

Koska esimiesten rooli on keskeinen, tulisi someohjeistus mielestäni laatia työyksikkökohtaisesti. Jos ohjeistusta ei ole, kannattaa sen tekeminen aloittaa nyt. Sopikaa vaikkapa ensimmäisenä siitä, miten vertaistuki järjestetään ja täydentäkää ohjeistusta matkan varrella kertyneiden kokemusten perusteella.

Kokemuksia ja ajatuksia someohjeistuksista voi myös jakaa Facebookissa toimivassa SoMe & Kaupunkisuunnittelu -ryhmässä. Tervetuloa sinne jatkamaan keskustelua!

Vuorovaikutteisempia suunnittelukilpailuita

Kirjoitettu: 1.7.2018

Suunnittelukilpailuilla on vahva asema suomalaisessa kaupunkisuunnittelussa. Kilpailuilla on  vakiintuneet käytännöt, joihin nykyaikainen vuorovaikutus ei ole perinteisesti kuulunut. Kilpailuilla on kuitenkin merkittävä vaikutus maankäytön suunnitteluun, joten on perusteltua pyrkiä kehittämään kansalaisten vaikuttamismahdollisuuksia myös kilpailuprosesseissa.

Erilaisten kokeilujen myötä kilpailuehdotusten esittelystä netissä on tullut varsin yleinen käytäntö ja usein kilpailuehdotuksia on myös mahdollista kommentoida verkossa. Muun muassa Helsingissä on tunnistettu tarve kehittää aikaisempaa avoimempia ja osallistavampia kilpailukäytäntöjä. Kaupungin vuoden 2017 toimintaympäristöraportissa todetaan, että ”suunnittelukilpailuja avataan vuoropuhelulle ja jo ennen kilpailua kaupunkilaisilta voidaan kerätä toiveita ja ideoita tai valmistella kilpailuohjelmaa.”

Osallistumisella on annettavaa 

Keväällä julkaistussa kirja-artikkelissamme (Enhancing E-Participation in Urban Planning Competitions) avaamme Maarit Kahila-Tanin ja Susa Erärannan kanssa kahden tapaustutkimuksen avulla suunnittelukilpailujen ja kansalaisosallistumisen suhdetta. Tulokset osoittavat, että kansalaisosallistumisella on annettavaa sekä kilpailuprosesseissa että alueiden jatkosuunnittelussa.

Artikkelissa esitellyt Vaasan Palosaaren salmen ja Sipoon Jokilaakson ideakilpailut ovat olleet eräänlaisia (vaikka eivät toki ainoita) pioneereja vuorovaikutteisemman kilpailuprosessin kehittämisessä. Molemmissa kilpailuissa tavoitteena oli mahdollisimman laaja kansalaisosallistuminen kilpailun eri vaiheissa: ennen kilpailua ja kilpailuehdotusten arvioinnissa. Esimerkiksi Vaasassa osallistujat velvoitettiin huomioimaan kilpailua ennen kerättyä asukkaiden kokemuksellista tietoa ehdotuksen suunnittelussa, ja molemmissa kilpailuissa ehdotukset olivat netissä arvioitavana. 

On yleistä, että kansalaisvuorovaikutuksen vaikuttavuus kilpailun voittajan valintaan on heikkoa, koska pääasiassa asiantuntijoista koostuva tuomaristo valitsee voittajan. Joidenkin näkemysten mukaan julkisen palautteen ei pitäisi edes antaa vaikuttaa arviointiryhmän näkemyksiin. Kansalaisten näkökulmasta onkin harhaanjohtavaa järjestää kilpailuehdotusten arviointi tai jopa äänestys, mikäli mielipiteitä ei voida ottaa huomioon.

Vuorovaikutuksella tietoa jatkosuunnitteluun

Seurasimme Vaasan ja Sipoon suunnitteluprosesseja kilpailun valmistelusta asemakaavoitukseen asti. Vaikka kilpailuehdotuksista saatu palaute ei suoraan vaikuttanut voittajan valintaan, tieto koettiin kuitenkin arvokkaaksi alueiden jatkosuunnittelulle. Palautetiedon hyödyntäminen kilpailuvaiheen jälkeen ei kuitenkaan ole itsestään selvää: kilpailuvaiheen aikana kertynyt tieto unohtuu helposti. Koska tiedon kuljettaminen läpi koko suunnitteluprosessin vaatii suunnitelmallisuutta ja tahtoa, riippuu lopputulos paljon organisaation ja henkilöiden motivaatiosta ja siitä, kuinka tärkeäksi kansalaisnäkökulma koetaan.

Tampereen Hiedanrannan ideakilpailu on ajankohtainen esimerkki vuorovaikutuksen kytkemisestä jatkosuunnitteluun. Kilpailuvaiheen jälkeen kaupunki käynnisti yhteistyössä tutkijoiden kanssa ”Ideakilpailun jatkot”. Jatkot toteutettiin neljän työpajan sarjana, joissa ideakilpailun parhaita ehdotuksia työstettiin eteenpäin yhteistyössä kansalaisten, tutkijoiden ja suunnittelijoiden kesken. Lopuksi vuorovaikutuksen anti koottiin näyttäväksi julkaisuksi, jonka auttanee tiedon välittymisessä.

Sähköinen osallistuminen tehostaa myös tuomarointia

Laajan vuorovaikutuksen näkökulmasta ongelmallista on se, että kilpailuasiakirjat edelleen tuotetaan asiantuntija-arviointia silmällä pitäen. Vaikka kilpailun tuomaristokin tutkii ehdotuksia usein ensisijaisesti sähköisessä muodossa, kilpailuehdotukset laaditaan edelleen perinteisessä ”planssiformaatissa”. Planssit ovat parhaimmillaan näyttelyssä, netissä niiden tutkiminen on kömpelöä.

Ensimmäinen suunnittelukilpailu, jossa esitystekniikkaa on radikaalisti uudistettu, on Hyvinkään Sveitsin alueen ideakilpailu. Tämä hanke, jossa kilpailuehdotukset julkaistiin selainpohjaisella 3D-alustalla, oli yksi KiraDIGI-rahoitusta saanut kokeiluhanke. Uudenlainen esitystekniikka palveli sekä kansalaisosallistumista että tuomareiden työskentelyä. Kokeilusta saatiin ilmeisen hyviä kokemuksia, ja menetelmä on sovellettavissa pienellä räätälöinnillä myös muissa kilpailuissa. 

Lisää kokeiluja ja vaikuttavuutta

Vuorovaikutuksen lisäämistä on nyt kokeiltu kilpailuprosessin eri vaiheissa melko hyvällä menestyksellä. Toivon, että jatkossa vuorovaikutuksen vaikuttavuus lisääntyy entisestään niin kilpailuohjelmien valmistelussa kuin voittajan valinnassa ja jatkosuunnitteluun välittyvissä evästyksissä. Odotan myös uusia kokeiluita, joissa kilpailuehdotusten esitystekniikkaa kehitetään Hyvinkään kokemusten pohjalta edelleen. Tulevaisuuden haaste on myös vuorovaikutuksen kytkeminen varsinaiseen kilpailuvaiheeseen. Se nostaisi kilpailuiden osallistavuuden aivan uudelle tasolle.