Keväällä 2020 moni kunta joutui miettimään, miten huolehtia kuntalaisten osallistumismahdollisuuksista poikkeustilanteessa.
Kyse ei ole ollut pienestä haasteesta. Tilanne uhkasi merkittävien kaavoitushankkeiden etenemistä. Julkisessa keskustelussa esitettiin jopa, että kaavoitushankkeet tulisi keskeyttää rajoitustoimien ajaksi, jotta kansalaisten yhtäläiset osallistumismahdollisuudet voidaan turvata (HS 30.4.2020). Onneksi moni kunta kuitenkin lähti nopeasti etsimään uusia perinteisiä menetelmiä korvaavia vuorovaikutuksen tapoja, eikä jäänyt odottelemaan epidemian päättymistä. Esimerkiksi Espoo kertoi uudistuvista toimintatavoista kuntalaisille jo toukokuussa.
Itse sain mahdollisuuden konsultoida Sipoon kuntaa etäosallistumisen kehittämisessä.
Tavoitteellisen etäosallistumisen malli
Kiperässä tilanteessa helpot ja nopeat ratkaisut houkuttelevat. Kun yleisötilaisuudet perutaan, ohjautuu ajatus kuin huomaamatta suoraan siihen, minkälaisin välinein tilaisuus voitaisiin järjestää verkossa. Etäosallistumisen kehittämisessä välineet ovat toki tärkeässä roolissa, mutta ensin kannattaa pysähtyä miettimään, mitä osallistumisella eri tilanteissa tavoitellaan. Näin teimme Sipoossa, ja niin syntyi Tavoitteellisen etäosallistumisen malli.
Tavoitteista lähtevä osallistumisen suunnittelu voi edetä esimerkiksi tähän tapaan:
- Keskustellaan tavoitteista:
Osallistumisen tavoitteista voidaan keskustella sekä yleisellä että yksityiskohtaisella tasolla. Usein on helpointa lähteä avaamaan keskustelua konkreettisten kaavahankkeiden kautta. Kaikille hankkeille yhteiset tavoitteet ovat yleisiä, koko kunnan kaavoitusta koskevia tavoitteita. - Luodaan tavoitteita vastaavat keinot:
Tavoitteita on tarpeen jalostaa, jotta niihin voidaan löytää oikeat keinot. Esimerkiksi tarve ”pitää keskustelu asiallisena” voidaan ajatella tarkoittavan konfliktien hallintaa. Siihen lääkkeenä ei ainakaan ole vuorovaikutuksen rajoittaminen, vaan avoimuuden ja läpinäkyvyyden varmistaminen sekä dialogin parantaminen ja lisääminen. - Valitaan keinoihin sopivat työkalut:
Vasta tavoitteiden ja keinojen tunnistamisen jälkeen voidaan valita sopivat työkalut eri tarkoituksiin ja suunnitteluvaiheisiin. Työkalujen valinnassa on huomioitava myös kunnan rajalliset resurssit – kustannukset, osaaminen sekä tietotekniset sovellukset ja välineet.
Sanoitetaan tavoitteita
Sipoon kaavoittajien kanssa keskustellessamme esiin nousi hyvinkin tarkkoja, suunnitteluhankkeista kumpuavia osallistumisen tavoitteita. Keskustelun pohjalta jalostimme tavoitteita edelleen ja muotoilimme niille keinoja. Esimerkiksi kaavoittajan sanoittama tarve ”tavoittaa kaikki osalliset” tarkoittaa laajan osallistumista. Jotta osallistumisen laajuus ei jäisi vain puheen tasolle, on ymmärrettävä, että se edellyttää monipuolisia osallistumismenetelmiä ja -kanavia, sekä sähköisiä että perinteisiä.
Mahdollisuus vaikuttaa suunnitelmiin puolestaan edellyttää, että osallistuminen ajoittuu riittävän varhaiseen vaiheeseen ja on aidosti vuorovaikutteista. Voi olla, että suunnittelun varhaisessa vaiheessa halutaan löytää uusia ideoita, mikä puolestaan edellyttää jonkinlaista näkökulmien joukkoistamista.
Suunnitelmien hyväksyttävyys on osa konsensuksen tavoittelua, eikä voi toteutua ilman avoimuutta ja läpinäkyvyyttä. Tietyissä tilanteissa korostuu konfliktien hallinta, jossa ei voida onnistua ilman dialogin ja vuorovaikutuksen lisäämistä.
Tavoitteet voivat liittyä myös suunnittelun lopputulokseen. Esimerkiksi viihtyisän ympäristön suunnittelussa tietoa tarvitaan siitä, mitä viihtyisyys alueen käyttäjille ja asukkaille tarkoittaa. Jos kyse on olemassa olevan alueen parantamisesta, tarvitaan tietoa siitä, miten nykyinen ympäristö koetaan ja miten sitä voisi kehittää entistä viihtyisämmäksi.
Toteutuskelpoinen suunnitelma puolestaan tavoitteena viittaa erityisesti toteuttajien näkökulmien ymmärtämiseen.
Joustava etäosallistumisen malli
Koska osallistumisen tavoitteet voivat olla hyvin erilaisia eri kaavahankkeissa, haluttiin Sipoon etäosallistumisen mallista tehdä joustava. Joustavuus tarkoittaa Sipoossa sitä, että työkalut voidaan valita kaavakohtaisesti tarpeen mukaan. Malli auttaa kaavoittajaa työkalujen valinnassa ja soveltamisessa, mutta jättää avoimeksi, mitä välineitä missäkin hankkeessa lopulta otetaan käyttöön.
Joustavuuteen liittyy myös resurssien huomioon ottaminen. Sipoon malli pohjautuukin suurelta osin jo aiemmin käytössä olleisiin tai aiemmin kokeiltuihin työkaluihin. Aivan uusia työkaluja otettiin käyttöön tarkkaan harkiten.
Työkaluvalikoiman ohella tärkeäksi nousi suunnittelijoiden valmentaminen välineiden käyttöön ja soveltamiseen. Toteutimme muun muassa esittelyvideoiden tekemisestä ja karttakyselyiden suunnittelusta työpajat, joissa työkaluja sovellettiin todellisten kaavahankkeiden tarpeisiin.
Tavoitteellisen etäosallistumisen malli mahdollistaa myös tavoitteiden toteutumisen arvioinnin. Ilman tavoitteiden sanoittamista olisi mahdotonta arvioida niiden toteutumista.
Keskustelua tavoitteista kannattaisi käydä myös laajemmin, jotta se ei jää kaavoituksen sisäiseksi pohdinnaksi. Ideaalitilanteessa keskusteluun osallistuvat myös kunnan päättäjät ja kuntalaiset.
