Anu Valkeajärvi kirjoitti Hesarin mielipideosastolla 24.10.2018 osuvasti organisaatioiden somelähettiläiden hyvinvoinnista otsikolla Työnantaja ei saa jättää verkkovihaa kohtaavaa työntekijää yksin. Valkeajärvi on huolissaan siitä, että työntekijöitä kannustetaan somen käyttöön ilman riittävää valmistautumista mahdollisiin ongelmatilanteisiin.
Kirjoituksessa todettiin, että ohjeistus somen käyttöön puuttuu monelta organisaatiolta. Sama pätee kaupunkisuunnittelun ja kaavoituksen työyhteisöihin. Alueidenkäytön suunnittelun sähköisen osallistumisen käytäntöjä kartoittavassa kyselyssä (YM 2018) alle puolet vastaajista tiesi kertoa, että työyksiköllä on sosiaalisen median toimintaohjeet.
Ainoa tapa ennakoida somekriisejä tai muita ongelmatilanteita on laatia someohjeistus tai -suunnitelma, jonka yhteydessä sovitaan vertaistuen periaatteista ja valmistaudutaan ennakkoon haastavien tilanteiden kohtaamiseen. Juuri näitä kysymyksiä mietimme FCG:n Vuorovaikutteisen suunnittelun koulutuksessa 25.9., missä olin vetämässä työpajaa suunnitelmallisesta somen käytöstä.
Työpajassa syntyi muun muassa seuraavanlaisia suosituksia:
On tärkeää, että somekanavien ylläpitäjät ja somessa itsenäisesti työasioista viestivät työntekijät (”somelähettiläät”) saavat tukea erityisesti haastavissa tilanteissa. Vertaistuen voi järjestää esimerkiksi ylläpidon oman somekanavan avulla tai pikaviestimien avulla, kuten tässä esimerkissä:
”FB-päivittäjien ryhmä kokoontuu säännöllisesti. Nopeaan viestintään käytetään Yammeria tai Skypeä.”
Haastaviin tilanteisiin kannattaa valmistautua etukäteen. Vaikeisiin keskustelutilanteisiin voidaan valmistautua esimerkiksi laatimalla ohjeistus ja suuntaa-antavia vastausmalleja. Vastausmallitkaan eivät välttämättä aina auta, vaan voi olla parasta vastata vaikeisiin kommentteihin tai kysymyksiin yhdessä.
Kaavoitukseen liittyviksi haastaviksi tilanteiksi tunnistettiin työpajassa muun muassa kaavakonfliktit, virheellisen tiedon leviäminen ja henkilöihin menevä kirjoittelu. Ohjeistuksessa kannattaakin ottaa kantaa ainakin näihin tilanteisiin. Tärkeänä pidettiin esimiehen tukea: kun haastava tilanne on käsillä, pitää voida ottaa yhteyttä omaan esimieheen.
Koska esimiesten rooli on keskeinen, tulisi someohjeistus mielestäni laatia työyksikkökohtaisesti. Jos ohjeistusta ei ole, kannattaa sen tekeminen aloittaa nyt. Sopikaa vaikkapa ensimmäisenä siitä, miten vertaistuki järjestetään ja täydentäkää ohjeistusta matkan varrella kertyneiden kokemusten perusteella.
Kokemuksia ja ajatuksia someohjeistuksista voi myös jakaa Facebookissa toimivassa SoMe & Kaupunkisuunnittelu -ryhmässä. Tervetuloa sinne jatkamaan keskustelua!
