Asukastilaisuudet peruttu?

Kirjoitettu: 23.3.2020

Kaikki kunnat ovat nyt tilanteessa, jossa perinteiset face-to-face-tapaamiset on peruttu tai siirretty epämääräiseen tulevaisuuten. Asukastilaisuudet ovat tärkeä osa kaavoituksen vuorovaikutuskäytäntöjä ja näyttää siltä, ettei suurimmissakaan kaupungeissa ole vielä valmiita reseptejä etätilaisuuksien järjestämiselle tai asukastilaisuuksien sähköisille korvaajille.

Monessa kunnassa muotoillaan nyt pakon edessä kuumeisesti uusia digitaalisia menetelmiä ja toimintatapoja. Tässä tilanteessa onkin oiva mahdollisuus rohkeisiin kokeiluihin ja niistä oppimiseen. Sosiaalisessa mediassa on iso joukko meitä vuorovaikutteisen suunnittelun asiantuntijoita. Nyt kannattaa yhdistää voimavarat. Kootaan yhdessä vinkkejä ja jaetaan kokemuksia kokeiluista!

Tämän blogikirjoituksen tarkoituksena on koota yhteen erilaisia vaihtoehtoja online-asukastilaisuuksien järjestämiseen. Teen parhaillaan itsekin kokeiluja erilaisilla työkaluilla ja tarkoitukseni on päivittää tätä blogia saatujen kokemusten myötä.

Erilaisia vaihtoehtoja perinteisten tilaisuuksien siirtämiseksi verkkoon ovat striimatut tilaisuudet, webinaarit, videot sekä kokonaan tai osittain etänä toteutettavat työpajat. Verkosta löytyy monia erilaisia verkkotyökaluja, mutta niiden vertailu on työlästä. Jonas Rajanto on kirjoittanut hyvän koosteen erilaisista etätyöskentelyn työkaluista. Kaikki menetelmät edellyttävät myös suunnittelua ja valmistelua sekä ohjeistuksen laatimista sekä fasilitaattoreille ja esiintyjille että osallistujille.

Webinaarit

Webinaari sopii hyvin esimerkiksi suunnitelmien esittelyyn laajallekin yleisölle. Vuorovaikutus webinaarin aikana toteutetaan joko työkalun keskustelutoiminnon (chat) avulla tai puheenvuoroa pyytämällä. Resursoinnissa pitää huomioida mm. kommenttien tai keskustelun moderointi ja puheenvuorojen jakaminen. Kysymyksiä voi pyytää myös etukäteen, jolloin esiintyjät voivat vastata niihin puheenvuoroissaan.

Webinaari voidaan yleensä tallentaa ja julkaista verkossa myös myöhempää katselua varten.

Videot

Esimerkiksi YouTubessa tai muussa vastaavassa palvelussa julkaistavat videot voivat olla osallistujan kannalta helpoin tapa seurata suunnitelmien esittelyä. Suunnitelman esittelyvideo ei ole mikään uusi juttu (kts. Suunnitelmat YouTubeen? vuodelta 2013), mutta melko vähäistä käyttö on ollut.

Koska vuorovaikutus ei ole reaaliaikaista, pitää videon käsikirjoittajan osata arvata, mitkä asiat osallistujia kiinnostavat. Suunnittelijan haastattelu voi olla hyvä tapa toteuttaa esittelyvideo. Videon voi upottaa verkkosivulle tai jakaa kunnan somessa, jolloin sen yhteyteen voi helposti liittää mahdollisuuden keskusteluun tai palautteen antamiseen.

Striimattu tilaisuus

Seminaarityyppisten tilaisuuksien striimaus on nykyään pikemminkin sääntö kuin poikkeus. Striimauspalvelut eivät toki ole ilmaisia, mikä varmaankin on syynä siihen, etteivät asukastilaisuuksien striimaukset ole yleistyneet. Striimauksen toteuttaminen on toki mahdollista myös omin keinoin, mutta laadukkaaseen lopputulokseen tarvitaan osaamista, aikaa ja välineitä.

Striimattukin tilaisuus vaatii etukäteissuunnittelua ja varautumista esimerkiksi kommentoinnin ja/tai sosiaalisen median seuraamiseen ja moderointiin. Some voi merkittävästi lisätä tilaisuuden näkyvyyttä ja vaikuttavuutta.

Etä- ja hybridityöpajat

Monesti ajatellaan, että suunnittelutyöpajan voi järjestää ainoastaan livenä. Etätyöpajan järjestäminen vaatiikin ihan erityistä suunnittelua, eikä menetelmiä voi sellaisenaan siirtää verkkoon. Hybridityöpajoilla tarkoitetaan tilaisuuksia, joissa osa ihmisistä on paikan päällä ja osa etänä. Tilanne on varsin erilainen kuin etätyöpajassa, jossa kaikki osallistujat ovat samassa virtuaalisessa tilassa. Lari Karreinen on kirjoittanut blogissaan erinomaisia vinkkejä etä- ja hybridityöpajojen suunnitteluun.

Työpajojen yhteyksien järjestämiseen soveltuu monenlaiset etäkokoussovellukset, mutta myös muita työkaluja voi hyödyntää esimerkiksi yhteiskirjoittamiseen ja piirtelyyn. Vinkkejä näistä voi katsoa Jonas Rajannon blogista (kooste erilaisista etätyöskentelyn työkaluista).

Suunnittelutyöpajojen toteuttamisesta verkossa olisi hienoa kuulla ja nähdä esimerkkejä.

Pikavinkit etäosallistumisen suunnitteluun

  • Mieti tavoitteet ja huomioi kohderyhmä: Eri tarkoitukseen soveltuvat erilaiset etäosallistumisen menetelmät ja työkalut. Valitse osallistumisen tavoitteisiin ja keskeisten kohderyhmien tarpeisiin sopiva menetelmä.
  • Suunnittele ja resursoi: Laadi tilaisuuden käsikirjoitus ja varaa hyvissä ajoin resurssit eri tehtäviin. Esimerkiksi sometus tai kommenttien moderointi ei hoidu siinä sivussa, vaan siihen pitää nimetä vastuuhenkilö.
  • Laadi ohjeet sekä fasilitaattoreille ja puheevuorojen pitäjille että osallistujille. Tämä voi kuulostaa työläältä, mutta kerran laaditut ohjeet ovat myöhemmin uudelleen käytettävissä.

Onko sinulla esimerkkejä sähköisesti toteutetuista asukastilaisuuksista? Kerro kokemuksistasi kommentoimalla.

Artikkelin kuva: (c) Sipoon kunta.

Somen ja kaupunkisuunnittelun (risti)riitainen suhde

Kirjoitettu: 8.9.2019

Sosiaalisen median rooli kaupunkisuunnittelussa kiinnostaa tutkijoita ainakin kahdesta eri syystä. Ensinnäkin, käyttäjien sosiaalisessa mediassa tuottamat sisällöt voivat tarjota aivan uudenlaista informaatioita ihmisten toiminnasta ja kokemuksista kaupunkiympäristössä. Toiseksi sosiaalinen media tarjoaa kanavan ihmisten omaehtoiselle organisoitumiselle ja vaikuttamiselle, kaupunkiaktivismille. Lisäksi sosiaalisen median palvelut tarjoavat tietysti mahdollisuuksia myös hallintojohtoiseen osallistamiseen.

Vaikka sosiaalisen median yhteisöpalvelut rantautuivat Suomeen Facebookin johdolla jo yli 10 vuotta sitten, on somen käyttö kaupunkisuunnittelussa vasta lapsen kengissä. Sosiaalista mediaa ei voida ainakaan kaikilta osin kiittää demokratian edistämisestä, mutta silti näyttää siltä, että julkiselle kansalaislähtöiselle kaupunkisuunnittelukeskustelulle on tarvetta ja some tarjoaa siihen välineen. Tämä on mielestäni hyvä syy tutkia kaupunkisuunnittelun parissa toimivien näkökulmia sosiaalisen median käyttöön. Kirjoitin tutkimukseni tuloksista viimeisimmässä Yhdyskuntasuunnittelu-lehdessä otsikolla ”Ei kaupunkisuunnittelu ole mikään tykkäämisjuttu – Sosiaalisen median mahdollisuudet ja esteet kaupunkisuunnittelussa”.

Tutkimukseni osoittaa, että sosiaalisen median käyttöön liittyy ristiriitaisia asenteita, jotka jakavat kaupunkisuunnittelijoita kahteen leiriin, somen puolestapuhujiin ja sen vastustajiin. Tämä lienee tuttu ilmiö muissakin konteksteissa. Some näyttää aiheuttavan kitkaa suunnitteluorganisaatioissa, koska vallitsevaan suunnittelukulttuuriin on vaikea sovittaa sosiaalisen median dynamiikkaa ja itseorganisoituvaa toimintaa. Toisaalta ilmassa on odotuksia siitä, että suunnittelukulttuuri muuttuisi entistä vuorovaikutteisemmaksi ja sosiaalisen median kautta organisoituvasta toiminnasta tulisi kaupunkisuunnittelun ja -kehittämisen voimavara.

Kuten alussa mainitsin, sosiaalinen media ei ole kaupunkisuunnittelun näkökulmasta ainoastaan vuorovaikutusväline, vaan se voidaan myös nähdä informaation lähteenä. Tutkimuksessani havaitsin, että osa suunnittelijoista on erittäin kiinnostuneita mahdollisuuksista tutkia ja analysoida sosiaalisessa mediassa käyttäjien tuottamia sisältöjä. Sitä kautta toivotaan uutta ymmärrystä esimerkiksi kaupunkiympäristön käytöstä, kuten liikkumistottumuksista. Haasteena kuitenkin on sekä sosiaalisen median datan että suunnittelun tarpeisiin soveltuvien analyysityökalujen heikko saatavuus.

Tulevaisuudessa suhtautuminen sosiaaliseen mediaan ei ehkä enää ole kyllä tai ei -kysymys. Kyse on pikemminkin siitä, miten sosiaalisen median mahdollisuudet hyödynnetään suunnitteluorganisaatioissa tuloksellisella tavalla ja miten somen kielteiset vaikutukset pystytään ylittämään, tai ainakin minimoimaan.

Artikkelin pääset lukemaan kokonaisuudessaan YS-lehden journal.fi-palvelusta. Minkälaisia ajatuksia artikkeli herättää?