Vertaistukea ja ennakointia somen käyttöön

Kirjoitettu: 24.10.2018

Anu Valkeajärvi kirjoitti Hesarin mielipideosastolla 24.10.2018 osuvasti organisaatioiden somelähettiläiden hyvinvoinnista otsikolla Työnantaja ei saa jättää verkkovihaa kohtaavaa työntekijää yksin. Valkeajärvi on huolissaan siitä, että työntekijöitä kannustetaan somen käyttöön ilman riittävää valmistautumista mahdollisiin ongelmatilanteisiin.

Kirjoituksessa todettiin, että ohjeistus somen käyttöön puuttuu monelta organisaatiolta. Sama pätee kaupunkisuunnittelun ja kaavoituksen työyhteisöihin. Alueidenkäytön suunnittelun sähköisen osallistumisen käytäntöjä kartoittavassa kyselyssä (YM 2018) alle puolet vastaajista tiesi kertoa, että työyksiköllä on sosiaalisen median toimintaohjeet.

Alle puolet kyselyn vastaajista tiesi kertoa, että organisaatiossa on someohjeistus. Lähde: ympäristöministeriö, 2018

Ainoa tapa ennakoida somekriisejä tai muita ongelmatilanteita on laatia someohjeistus tai -suunnitelma, jonka yhteydessä sovitaan vertaistuen periaatteista ja valmistaudutaan ennakkoon haastavien tilanteiden kohtaamiseen. Juuri näitä kysymyksiä mietimme FCG:n Vuorovaikutteisen suunnittelun koulutuksessa 25.9., missä olin vetämässä työpajaa suunnitelmallisesta somen käytöstä.

Työpajassa syntyi muun muassa seuraavanlaisia suosituksia:

On tärkeää, että somekanavien ylläpitäjät ja somessa itsenäisesti työasioista viestivät työntekijät (”somelähettiläät”) saavat tukea erityisesti haastavissa tilanteissa. Vertaistuen voi järjestää esimerkiksi ylläpidon oman somekanavan avulla tai pikaviestimien avulla, kuten tässä esimerkissä:
”FB-päivittäjien ryhmä kokoontuu säännöllisesti. Nopeaan viestintään käytetään Yammeria tai Skypeä.”

Haastaviin tilanteisiin kannattaa valmistautua etukäteen. Vaikeisiin keskustelutilanteisiin voidaan valmistautua esimerkiksi laatimalla ohjeistus ja suuntaa-antavia vastausmalleja. Vastausmallitkaan eivät välttämättä aina auta, vaan voi olla parasta vastata vaikeisiin kommentteihin tai kysymyksiin yhdessä.

Kaavoitukseen liittyviksi haastaviksi tilanteiksi tunnistettiin työpajassa muun muassa kaavakonfliktit, virheellisen tiedon leviäminen ja henkilöihin menevä kirjoittelu. Ohjeistuksessa kannattaakin ottaa kantaa ainakin näihin tilanteisiin. Tärkeänä pidettiin esimiehen tukea: kun haastava tilanne on käsillä, pitää voida ottaa yhteyttä omaan esimieheen.

Koska esimiesten rooli on keskeinen, tulisi someohjeistus mielestäni laatia työyksikkökohtaisesti. Jos ohjeistusta ei ole, kannattaa sen tekeminen aloittaa nyt. Sopikaa vaikkapa ensimmäisenä siitä, miten vertaistuki järjestetään ja täydentäkää ohjeistusta matkan varrella kertyneiden kokemusten perusteella.

Kokemuksia ja ajatuksia someohjeistuksista voi myös jakaa Facebookissa toimivassa SoMe & Kaupunkisuunnittelu -ryhmässä. Tervetuloa sinne jatkamaan keskustelua!

Sanoita tavoitteet ja käyttötarkoitukset

Kirjoitettu: 8.10.2017

Tavoitteiden pukeminen selkeiksi ajatuksiksi ja sanoiksi on usein vaikeaa. Verkko-osallistumisen tavoitteiden asettelu voi olla vaikeampaa kuin monessa muussa asiassa, koska kysymys on monimutkaisesta ja aika abstraktista asiasta: osallistumisesta, vuorovaikutuksesta ja demokratiasta.

Määrälliset tavoitteet ovat helppoja. Verkkokyselylle voi asettaa tavoitteeksi vastaajamäärän tai Facebook-sivulle seuraajamäärän. Somessa voidaan seurata postauksien tavoittavuutta ja käyttäjien sitoutumista niihin. Määrälliset tavoitteet eivät kuitenkaan riitä, jos halutaan parantaa osallistumisen laatua ja vaikuttavuutta suunnitteluun. Laatutavoitteista pitäisi pystyä keskustelemaan, jotta osataan valita oikeat välineet ja toimenpiteet.

Olen rakentanut listan tavoitteista verkko-osallistumisen suunnittelua varten. Voit käyttää tätä listaa pohjana ja muokata siitä omiin tarpeisiisi sopivan. Itse olen käyttänyt listaa esimerkiksi kaupunkisuunnitteluun liittyvien somesuunnitelmien pohjana. Sanoitettujen tavoitteiden kanssa on helpompi aloittaa keskustelu tavoitteista ennen välineiden ja menetelmien valitsemista.

Kunnan tai alueen imagotavoitteet:

  • näkyvyyden ja tunnettuuden lisääminen
  • imagon kohentaminen tai rakentaminen
  • houkuttelevuuden parantaminen asuinpaikkana
  • kunnan houkuttelevuuden lisääminen työnantajana

Viestinnälliset tavoitteet:

  • tiedon jakaminen laajemmille tai uusille kohderyhmille
  • tiedon ymmärrettävyyden ja luettavuuden parantaminen
  • epävirallisempi viestintä
  • suunnitteluprosessin avoimuuden lisääminen

Vuorovaikutteisen suunnittelun tavoitteet:

  • demokratian edistäminen
  • vuorovaikutteisuuden lisääminen
  • tiedon rakentaminen yhdessä kuntalaisten kanssa
  • kuntalaisten ja hallinnon välisen kuilun kaventaminen
  • kuntalaisten arkielämän ja tarpeiden ymmärtäminen
  • kuntalaisten osallistuminen asioiden valmisteluun
  • asukaslähtöisen (bottom-up) kehittämisen edistäminen
  • kuntalaisten osallistumiskokemuksen parantaminen
  • kansalaisvaikuttamisen tai -aktivismin edistäminen
  • päätöksenteon hyväksyttävyyden parantaminen

Tätä listaa voi ja pitääkin kehittää edelleen. Mitä sinä lisäisit tai muuttaisit?

Tavoitteista käyttötarkoituksiin

Tavoitekeskustelua on joskus vaikea pitää näin yleisellä tasolla. Kannattaa kuitenkin pyrkiä erottamaan toisistaan konkreettiset verkko-osallistumisen käyttötarkoitukset ja tavoitteet. Käyttötarkoituksista varmasti tulee puhe tavoitteiden ohella ja niitä on toisinaan vaikea erottaa toisistaan. Käyttötarkoituksiin on kuitenkin sisäänrakennettu tavoitteita, jotka olisi hyvä tunnistaa. Jos tavoitteita ei tunnisteta, ei myöskään voida myöhemmin arvioida tehtyjen toimenpiteiden vaikuttavuutta.

Kaupunkisuunnitteluun liittyviä käyttötarkoituksia ovat esimerkiksi:

  • suunnitelmista tiedottaminen
  • kysymyksiin vastaaminen
  • keskustelu suunnittelun tavoitteista ja lähtökohdista
  • tiedon kerääminen suunnittelun lähtötiedoksi
  • suunnitelmien arviointi ja keskusteluttaminen
  • paikalliseen keskusteluun osallistuminen
  • kunnan tai alueen imagon rakentaminen
  • verkostoituminen (esim. asiantuntijoiden tai paikallisten toimijoiden kanssa)
  • markkinointi (esim. aluemarkkinointi tai tontinmyynti)
  • palautteen vastaanottaminen (esim. palaute suunnitelmista)

Kannustan avaamaan keskustelua sähköisen osallistumisen tavoitteista. Viimeistään sosiaalisen median käyttöönottoa suunniteltaessa tavoitekeskustelu on mielestäni välttämätön.

Mitä mieltä sinä olet? Tarvitaanko tavoitekeskustelua?