Asukastilaisuudet peruttu?

Kirjoitettu: 23.3.2020

Kaikki kunnat ovat nyt tilanteessa, jossa perinteiset face-to-face-tapaamiset on peruttu tai siirretty epämääräiseen tulevaisuuten. Asukastilaisuudet ovat tärkeä osa kaavoituksen vuorovaikutuskäytäntöjä ja näyttää siltä, ettei suurimmissakaan kaupungeissa ole vielä valmiita reseptejä etätilaisuuksien järjestämiselle tai asukastilaisuuksien sähköisille korvaajille.

Monessa kunnassa muotoillaan nyt pakon edessä kuumeisesti uusia digitaalisia menetelmiä ja toimintatapoja. Tässä tilanteessa onkin oiva mahdollisuus rohkeisiin kokeiluihin ja niistä oppimiseen. Sosiaalisessa mediassa on iso joukko meitä vuorovaikutteisen suunnittelun asiantuntijoita. Nyt kannattaa yhdistää voimavarat. Kootaan yhdessä vinkkejä ja jaetaan kokemuksia kokeiluista!

Tämän blogikirjoituksen tarkoituksena on koota yhteen erilaisia vaihtoehtoja online-asukastilaisuuksien järjestämiseen. Teen parhaillaan itsekin kokeiluja erilaisilla työkaluilla ja tarkoitukseni on päivittää tätä blogia saatujen kokemusten myötä.

Erilaisia vaihtoehtoja perinteisten tilaisuuksien siirtämiseksi verkkoon ovat striimatut tilaisuudet, webinaarit, videot sekä kokonaan tai osittain etänä toteutettavat työpajat. Verkosta löytyy monia erilaisia verkkotyökaluja, mutta niiden vertailu on työlästä. Jonas Rajanto on kirjoittanut hyvän koosteen erilaisista etätyöskentelyn työkaluista. Kaikki menetelmät edellyttävät myös suunnittelua ja valmistelua sekä ohjeistuksen laatimista sekä fasilitaattoreille ja esiintyjille että osallistujille.

Webinaarit

Webinaari sopii hyvin esimerkiksi suunnitelmien esittelyyn laajallekin yleisölle. Vuorovaikutus webinaarin aikana toteutetaan joko työkalun keskustelutoiminnon (chat) avulla tai puheenvuoroa pyytämällä. Resursoinnissa pitää huomioida mm. kommenttien tai keskustelun moderointi ja puheenvuorojen jakaminen. Kysymyksiä voi pyytää myös etukäteen, jolloin esiintyjät voivat vastata niihin puheenvuoroissaan.

Webinaari voidaan yleensä tallentaa ja julkaista verkossa myös myöhempää katselua varten.

Videot

Esimerkiksi YouTubessa tai muussa vastaavassa palvelussa julkaistavat videot voivat olla osallistujan kannalta helpoin tapa seurata suunnitelmien esittelyä. Suunnitelman esittelyvideo ei ole mikään uusi juttu (kts. Suunnitelmat YouTubeen? vuodelta 2013), mutta melko vähäistä käyttö on ollut.

Koska vuorovaikutus ei ole reaaliaikaista, pitää videon käsikirjoittajan osata arvata, mitkä asiat osallistujia kiinnostavat. Suunnittelijan haastattelu voi olla hyvä tapa toteuttaa esittelyvideo. Videon voi upottaa verkkosivulle tai jakaa kunnan somessa, jolloin sen yhteyteen voi helposti liittää mahdollisuuden keskusteluun tai palautteen antamiseen.

Striimattu tilaisuus

Seminaarityyppisten tilaisuuksien striimaus on nykyään pikemminkin sääntö kuin poikkeus. Striimauspalvelut eivät toki ole ilmaisia, mikä varmaankin on syynä siihen, etteivät asukastilaisuuksien striimaukset ole yleistyneet. Striimauksen toteuttaminen on toki mahdollista myös omin keinoin, mutta laadukkaaseen lopputulokseen tarvitaan osaamista, aikaa ja välineitä.

Striimattukin tilaisuus vaatii etukäteissuunnittelua ja varautumista esimerkiksi kommentoinnin ja/tai sosiaalisen median seuraamiseen ja moderointiin. Some voi merkittävästi lisätä tilaisuuden näkyvyyttä ja vaikuttavuutta.

Etä- ja hybridityöpajat

Monesti ajatellaan, että suunnittelutyöpajan voi järjestää ainoastaan livenä. Etätyöpajan järjestäminen vaatiikin ihan erityistä suunnittelua, eikä menetelmiä voi sellaisenaan siirtää verkkoon. Hybridityöpajoilla tarkoitetaan tilaisuuksia, joissa osa ihmisistä on paikan päällä ja osa etänä. Tilanne on varsin erilainen kuin etätyöpajassa, jossa kaikki osallistujat ovat samassa virtuaalisessa tilassa. Lari Karreinen on kirjoittanut blogissaan erinomaisia vinkkejä etä- ja hybridityöpajojen suunnitteluun.

Työpajojen yhteyksien järjestämiseen soveltuu monenlaiset etäkokoussovellukset, mutta myös muita työkaluja voi hyödyntää esimerkiksi yhteiskirjoittamiseen ja piirtelyyn. Vinkkejä näistä voi katsoa Jonas Rajannon blogista (kooste erilaisista etätyöskentelyn työkaluista).

Suunnittelutyöpajojen toteuttamisesta verkossa olisi hienoa kuulla ja nähdä esimerkkejä.

Pikavinkit etäosallistumisen suunnitteluun

  • Mieti tavoitteet ja huomioi kohderyhmä: Eri tarkoitukseen soveltuvat erilaiset etäosallistumisen menetelmät ja työkalut. Valitse osallistumisen tavoitteisiin ja keskeisten kohderyhmien tarpeisiin sopiva menetelmä.
  • Suunnittele ja resursoi: Laadi tilaisuuden käsikirjoitus ja varaa hyvissä ajoin resurssit eri tehtäviin. Esimerkiksi sometus tai kommenttien moderointi ei hoidu siinä sivussa, vaan siihen pitää nimetä vastuuhenkilö.
  • Laadi ohjeet sekä fasilitaattoreille ja puheevuorojen pitäjille että osallistujille. Tämä voi kuulostaa työläältä, mutta kerran laaditut ohjeet ovat myöhemmin uudelleen käytettävissä.

Onko sinulla esimerkkejä sähköisesti toteutetuista asukastilaisuuksista? Kerro kokemuksistasi kommentoimalla.

Artikkelin kuva: (c) Sipoon kunta.

Vertaistukea ja ennakointia somen käyttöön

Kirjoitettu: 24.10.2018

Anu Valkeajärvi kirjoitti Hesarin mielipideosastolla 24.10.2018 osuvasti organisaatioiden somelähettiläiden hyvinvoinnista otsikolla Työnantaja ei saa jättää verkkovihaa kohtaavaa työntekijää yksin. Valkeajärvi on huolissaan siitä, että työntekijöitä kannustetaan somen käyttöön ilman riittävää valmistautumista mahdollisiin ongelmatilanteisiin.

Kirjoituksessa todettiin, että ohjeistus somen käyttöön puuttuu monelta organisaatiolta. Sama pätee kaupunkisuunnittelun ja kaavoituksen työyhteisöihin. Alueidenkäytön suunnittelun sähköisen osallistumisen käytäntöjä kartoittavassa kyselyssä (YM 2018) alle puolet vastaajista tiesi kertoa, että työyksiköllä on sosiaalisen median toimintaohjeet.

Alle puolet kyselyn vastaajista tiesi kertoa, että organisaatiossa on someohjeistus. Lähde: ympäristöministeriö, 2018

Ainoa tapa ennakoida somekriisejä tai muita ongelmatilanteita on laatia someohjeistus tai -suunnitelma, jonka yhteydessä sovitaan vertaistuen periaatteista ja valmistaudutaan ennakkoon haastavien tilanteiden kohtaamiseen. Juuri näitä kysymyksiä mietimme FCG:n Vuorovaikutteisen suunnittelun koulutuksessa 25.9., missä olin vetämässä työpajaa suunnitelmallisesta somen käytöstä.

Työpajassa syntyi muun muassa seuraavanlaisia suosituksia:

On tärkeää, että somekanavien ylläpitäjät ja somessa itsenäisesti työasioista viestivät työntekijät (”somelähettiläät”) saavat tukea erityisesti haastavissa tilanteissa. Vertaistuen voi järjestää esimerkiksi ylläpidon oman somekanavan avulla tai pikaviestimien avulla, kuten tässä esimerkissä:
”FB-päivittäjien ryhmä kokoontuu säännöllisesti. Nopeaan viestintään käytetään Yammeria tai Skypeä.”

Haastaviin tilanteisiin kannattaa valmistautua etukäteen. Vaikeisiin keskustelutilanteisiin voidaan valmistautua esimerkiksi laatimalla ohjeistus ja suuntaa-antavia vastausmalleja. Vastausmallitkaan eivät välttämättä aina auta, vaan voi olla parasta vastata vaikeisiin kommentteihin tai kysymyksiin yhdessä.

Kaavoitukseen liittyviksi haastaviksi tilanteiksi tunnistettiin työpajassa muun muassa kaavakonfliktit, virheellisen tiedon leviäminen ja henkilöihin menevä kirjoittelu. Ohjeistuksessa kannattaakin ottaa kantaa ainakin näihin tilanteisiin. Tärkeänä pidettiin esimiehen tukea: kun haastava tilanne on käsillä, pitää voida ottaa yhteyttä omaan esimieheen.

Koska esimiesten rooli on keskeinen, tulisi someohjeistus mielestäni laatia työyksikkökohtaisesti. Jos ohjeistusta ei ole, kannattaa sen tekeminen aloittaa nyt. Sopikaa vaikkapa ensimmäisenä siitä, miten vertaistuki järjestetään ja täydentäkää ohjeistusta matkan varrella kertyneiden kokemusten perusteella.

Kokemuksia ja ajatuksia someohjeistuksista voi myös jakaa Facebookissa toimivassa SoMe & Kaupunkisuunnittelu -ryhmässä. Tervetuloa sinne jatkamaan keskustelua!